Através da manutenção de ocorrências, o usuário poderá cadastrar as ocorrências para um determinado contato.
A tela de manutenção de ocorrências, pode ser acessada através do Menu Ferramentas / Contatos / Ocorrências:
Para incluir uma nova ocorrência, o usuário deve clicar no botão . O sistema irá se posicionar no painel Detalhes.
Toda a ocorrência deve ser vinculada a um contato, portanto, o usuário deverá selecionar primeiramente o contato, através do campo "Contato". Pode-se digitar o código do contato diretamente no campo "Contato", caso se saiba o código correto, caso contrário, pode-se utilizar a tela de pesquisa de contatos cadastrados, posicionando o cursor dentro do campo "Contato" e apertando a tecla <ENTER>.
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Ao selecionar o contato, o sistema já mostra a entidade vinculada, caso esse contato esteja vinculado a uma entidade.
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Após selecionar o contato, o usuário deverá preencher o campo "Assunto", informar o tipo de ocorrência, a data da ocorrência e se necessário as observações.
Para salvar o registro, o usuário deve clicar no botão "Salvar" ou se for necessário, o botão "Cancelar", aborta o processo.
Gravando ou cancelando a ocorrência, o sistema irá se posicionar no painel de navegação da tela de Ocorrência, onde será apresentado as ocorrências já cadastradas.
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Para alterar um registro, basta o usuário selecionar o registro no painel "Navegação" e clicar no painel "Detalhes", onde se deve utilizar o botão "Editar". Ao finalizar a alteração, o usuário deve clicar no botão "Salvar".
O mesmo procedimento é deve ser adotado para excluir um registro. O usuário deve selecionar o registro no painel "Navegação" e no painel "Detalhes" clicar no botão "Excluir".
A Ocorrência só não será excluída, caso tenha alguma pendência vinculada à ela.
Para que o usuário tenha permissão para incluir, alterar ou excluir uma ocorrência, deve acessar o menu Ferramentas / Usuário / painel Perfil / painel Contatos / caixa Contatos e marcar o seguinte perfil:
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Vínculo com o Financeiro:
A ocorrência pode ser vinculada a um título no financeiro, para isso o usuário deve selecionar a ocorrência e clicar no botão "Vinculo com o Financeiro".
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O sistema irá abrir a tela de vínculo, onde será apresentado os títulos da entidade daquela ocorrência painel "Vínculos Existentes". Para fazer o vínculo, o usuário deve selecionar os títulos no painel "Títulos a víncular" e utilizar os botões localizados no centro da tela para movimentá-los para o painel "Vínculos Existentes".
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Além de selecionar um determinado período para apresentação dos títulos em tela, através do campo "A partir de", o usuário poderá fazer o vínculo a títulos que estejam quitados. Deve-se marcar a opção em tela "Visualiza títulos quitados", para que esses títulos sejam mostrados em tela.
Após fazer os vínculos, o usuário deve utilizar o botão "Fechar". O sistema irá retornar para o painel "Detalhes" da manutenção de ocorrências, onde o usuário deverá salvar as alterações feitas, através do botão "Salvar". Caso contrário, o sistema irá emitir uma mensagem de alerta ao sistema:
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Os vínculos com os títulos no financeiro podem ser consultados através do "Vínculos Financeiros".
Através da tela de contatos, o usuário poderá acessar a tela de Pendências
e agrupar e modificar a apresentação dos dados em tela, conforme explicado no tópico Contatos.
A tela de ocorrências também poderá ser acessada pela manutenção de clientes, onde será criada a ocorrência para a entidade selecionada em tela. Mais detalhes no tópico Tabela Clientes.
Aspectos importantes:
O sistema permite que o usuário tenha acesso a determinadas entidades, conforme configuração de usuário para filtrar o vendedor, ou seja, se no perfil do usuário estiver configurado para filtrar as vendas por um determinado vendedor, o usuário só terá acesso aos clientes vinculados a esse vendedor.
Essa configuração fará com que no momento de incluir uma ocorrência, na tela de pesquisa de contatos, apenas seja apresentado os contatos vinculados as entidades que o usuário tenha acesso, além dos contatos vinculados a fornecedores e entidades sem vinculo com alguma entidade.
Veja também:
Tipos de Ocorrências
Tipos de Pendências
Contatos
Pendências
Aniversariantes