O controle de viagens engloba a abertura da Viagem (com a possibilidade de informar o adiantamento dado ao motorista), o fechamento da mesma (com a possibilidade de se informar as despesas pagas pelo motorista) e o controle do troco do adiantamento feito.
Para este controle acione o menu Movimentação / Transportes / Manutenção de Viagens.
O botão "Fechamento" estará habilitado desde que o usuário tenha permissão para fechar viagem através da tela de Manutenção de Viagens Frota. Essa permissão pode ser configurada através do menu Ferramentas / Usuário / Frete, marcando a opção:
O botão "Cancela Fech" estará habilitado desde que o usuário tenha permissão para cancelar o fechamento de viagem através da tela de Manutenção de Viagens Frota. Essa permissão pode ser configurada através do menu Ferramentas / Usuário / Frete, marcando a opção:
O primeiro passo é fazer a abertura da viagem através do botão "Inclui". Será apresentada a tela a seguir:
O usuário deverá informar os seguintes dados:
- Data Saída: Data do início da viagem, ou melhor, da saída do frota para a viagem.
- Empresa: Empresa ao qual será vinculada à via
- Transportadora: Motorista ou transportadora que está fazendo a viagem.
- Frota: Frota que está sendo utilizado na viagem.
Informações Importante: Os campos Transportadora e Frota são de preenchimento obrigatórios, pois são campos imprescindíveis para o processo.
- Tem carreta: O sistema trará como sugestão o que estiver cadastrado para o Frota escolhido, podendo ser alterado.
- Tem treminhâo: O sistema trará como sugestão o que estiver cadastrado para o Frota escolhido, podendo ser alterado.
- Frete Terceiros: Marque esta opção caso o frota que está sendo utilizado seja de terceiros, informe inclusive a entidade terceirizada, pois será útil em consultas e relatórios futuros. O sistema não utilizará esta informação para nenhum procedimento automático.
- Comercial: Se esta viagem é comercial, geralmente ela deverá ser desmarcada quando a viagem for aberta para controle de quilometragem de carros de passeio ou para manutenção do veículo.
- KM Saída: Quilometragem do veículo na saída para a viagem.
- Valor Frete: Valor do frete a ser pago quando a viagem é para frota de terceiros.
- Tem adiantamento: Se o motorista receberá um valor de adiantamento para pagamentos de despesas relacionadas a viagem. Se sim, indique o valor do adiantamento, a conta de adiantamento e a conta de caixa (de onde está saindo o valor do adiantamento). Esta transação de adiantamento será contabilizada (debitando a conta de adiantamento e creditando a conta de caixa) e por isso precisa do histórico e informações adicionais, dados estes que serão transportados para o lote gerado. É possível, depois de incluída uma viagem, incluir/cancelar adiantamentos à viagem. Os adiantamentos não cancelados serão somados no fechamento da viagem e poderão ser visualizados no painel Adiantamentos
Ao clicar no botão "Inclui Adiantamentos", o sistema abrirá a seguinte tela:
Pode-se informar além do valor, novas contas de adiantamento e caixa. Deve-se atentar que o troco no fechamento da viagem será contabilizado em somente uma conta de adiantamento e caixa. No caso de ser necessário o desdobro, o lançamento para que o saldo das contas de adiantamento seja zerado deverá ser feito pela tela de Manutenção de Lotes.
- Observações: Dados complementares sobre a viagem.
Clique no botão "OK" para confirmar os dados.
- No caso de Frete de Terceiros
Ao retorno da viagem deverá ser providenciado (ou não, fica a critério) o lançamento do contas a pagar da Transportadora. Selecione esta viagem e clique no botão "Lança Pagto", será então exibida a tela para Inclusão do contas a Pagar, já informando como valor bruto o valor do frete (que não pode ser alterado). Preencha os dados normalmente e clique em OK para confirmar.
Os dados deste lançamento do contas a pagar poderá ser visualizado, ao selecionar a viagem, no painel "Contas a Pagar".
- No caso de Frota Próprio
Ao retorno do motorista desta viagem, serão apresentadas as despesas gastas durante a viagem e os eventos ocorridos. As despesas a serem pagas pela empresa ou as que não sofrerem controle financeiro/contábil deverão ser incluídas na Manutenção de Despesas com Frota. Depois se providencia o vínculo com a NF ou Contas a Pagar somente das que forem pagas pela empresa. As despesas pagas pelo motorista deverão ser lançadas no Fechamento da Viagem. Clique no botão "Fechamento" e será apresentada a tela a seguir:
Nesta tela serão solicitados os dados do retorno da viagem e através do botão "Inclui Evento" se providencia a inclusão das despesas pagas pelo motorista. Há a possibilidade de se contabilizar ou não este fechamento, marcando as opções Pode Contabilizar Gerencial e Pode Contabilizar Contabilidade Real, esta última só visível para empresas que utilizam o módulo Contábil. Serão solicitadas as contas a serem utilizadas para contabilizar o troco (este ocorrerá quando o Total Pagar for negativo), sendo creditado este valor na conta de adiantamento e debitado na conta de Despesa (Caixa).
Quanto aos eventos, é apresentado em vermelho o valor total dos eventos que foram marcados para não contabilizar, tais eventos não entrarão no cálculo para o troco. A contabilização dos demais eventos se dará creditando a conta de adiantamento e debitando as contas cadastradas para cada padrão contábil informado em cada evento.
Para vincular as notas fiscais de venda emitidas pela filial que fizeram parte do carregamento desta viagem e a partir daí se tirar uma produtividade por caminhao (por exemplo, quantidade, produto, etc) utilize o botão "Vincular NF's". Será apresentada uma tela de pesquisa, para escolha das notas a partir de uma determinada data.
Para confirmar o fechamento, deve-se clicar no botão "OK".
No caso do valor Total Pagar for positivo será debitado este valor na conta de adiantamento e creditado na conta de Despesa (Caixa), ou seja, o processo inverso.
Responda não ao questionamento se deseja fazer o lançamento no contas a pagar.
Geração de viagem(sugestão) após emissão de conhecimento:
Existe a possibilidade de gerar a inclusão da viagem através da emissão do conhecimento de frete. Para isto basta configurar o parâmetro "Gera Viagem através do Conhecimento", nos parâmetros da empresa painel fretes.
Se este parâmetro estiver habilitado, após emissão de conhecimento, irá perguntar ao usuário se ele deseja gerar uma viagem a partir daquele conhecimento, se o usuário responder que sim, o sistema irá abrir a tela de inclusão de viagem já com algumas informações devidamente preenchidas.