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Quando se trabalha com representante, se dá a liberdade do mesmo poder negociar as compras e a vendas direto com os Fornecedores e Clientes.
Uma vez que isso acontece, as respectivas notas ficais serão emitidas em nome da Distribuidora.
Fluxo do processo entre Distribuidora e Representante:
Compra
- Representante 1 negocia com a Usina (Volume e valor);
- Representante 1 deposita na Conta da Distribuidora valor negociado com a Usina e número do contrato;
- Usina passa contrato para Distribuidora para ser pago;
- Distribuidora faz pagamento do contrato;
- Contrato é lançado no controle de contrato do representante 1;
Venda
- Representante 1 emite OC solicitando carregamento para a Distribuidora;
- Distribuidora envia e-mail para usina solicitando carregamento com a OC enviada pelo Representante 1;
- Representante 1 faz a venda internamente em sua empresa e ao concluir envia para a Distribuidora para ser Emitida a Nota;
- Distribuidora inclui pedido com os valores enviados pelo Representante 1 e fatura a nota fiscal, sem a emissão de boleto.
- Representante 1 Recebe a nota e faz a emissão do boleto e envia para seu cliente;
- Distribuidora da baixa no controle de contrato da venda feita;
Controle
- A distribuidora tem uma planilha onde lança os contratos fechados e o pagamento que é feito pelo Representante.
- É lançado também neste mesmo controle as notas, para dar baixa no saldo.
Financeiro
- Representante deposita dinheiro na conta da Distribuidora para que seja pago o contrato anterior acertado
- Existe caso de clientes do Representante pagar com boletos de conta da Distribuidora
- O Representante paga um valor por volume que compra na Usina (Spread) para a Distribuidora
- Os fretes das vendas e compras do Representante são depositados na conta da Distribuidora
Orientações
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para o processo de Compra
Para separar Compras de diferentes Representantes:
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- Nas configurações de Empresa/Sistema, aba Compras, “Quantidade Pendente no PMM”
- Escolher a Opção Pela quantidade paga (Adiantamento Quantificado)
- Ter uma entidade cliente configurada para ser representante: No cadastro Fornecedor configurar para todas as usinas,na aba Padrão p/ compra, o perfil Controla qtde no adto, a opção “Sempre”.
- No cadastro de Clientes, existe o campo "Pode ser representante?" na aba Cadastro Detalhado, dentro do grupo "Análise de Crédito Grupo Econômico
- Ao incluir o PMM informar o Representante correspondente para qual foi feito o contrato com a Usina.
- O usuário não esquecerá de informar pois o perfil de empresa estará configurado para obrigar.
- Informar no campo #Pedido Fornecedor o número do contrato que a usina enviar.
- Ter um único Depósito Usina para ser origem nos PMM. Caso já utilize deposito por usina não tem problema continuar
- Fazer as configurações necessárias para Envio de e-mail para PMM
- Atentar-se para incluir os PMM com unidade de medida correta (quando não for litros). Veja Várias unidades de compra para um mesmo produto
- Utilizar Adiantamentos Quantificados de Fornecedores devidamente vinculados aos PMM
- Emitir OC pela tela de Consulta "Pedido de Movimentação de Material Pendentes" para facilitar o dia a dia.
- Lançar as NF de Entrada devidamente, vinculando às OC
- O lançamento das notas deverá ser sempre no mesmo deposito em que a nota de venda for feita.
- Para vendas direto da Usina onde a nota fiscal será faturada em quantidade 20c, configurar Natureza de Operação para trabalhar com o perfil "Quantidade de Acerto nos Itens da NF?" escolhendo a opção "Permite informa e faz ajuste com a diferença"
- Nas configurações de Empresa/Sistema, aba Financeiro, atentar-se para os seguintes perfis:
- Vinculo Títulos a Pagar e Adiantamentos pelo PMM: configurar com Sugere Adiantamento ao Título pelo PMM
- Faz Restrições do Grupo Econ. em Adiantamentos Fornecedores: Marcado
- Na baixa dos títulos utilizando adiantamentos (seja via tela Débito/Crédito, Baixa Automática ou Baixa manual), o Sispetro sempre utilizará cada adiantamento com o título do mesmo PMM, facilitando o controle usar a tela de Consulta de Posição de PMM e Relatório de Movimentação de Material - Geral para acompanhar os contratos, onde será possível filtrar o Representante e saber movimentações de uma determinada Representante por Usina. Emissão de Relatório gerencia de acompanhamento dos PMM.
- Há um perfil de usuário para permitir exceções, só liberar em último caso
Orientações
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para o processo de Venda
- Nas c onfigurações configurações de Empresa/Sistema, atentar-se para os seguintes perfis: Na tabela de Vendedores, cadastrar um vendedor para cada Representante
- Aba Vendas
- Controla Assistente de Vendas: Marcado
- Vínculo do Assistente ao Vendedor: Sem vínculo pré-definido
- Aba Financeiro
- Valor Financeiro X Faturamento: configurar com Valor NF (Pedido) = Valor Financeiro (Pedido)
- Aba Vendas
- No Pedido de Venda:
- Usar o campo Vendedor para indicar a Representante
- No campo #Pedido Cliente informe o Número do PMM ou OC
- Para identificar vendas por Representante, usar o campo Vendedor com o código já cadastrado anteriormente. Isso só será alterado no caso do representante UNIÃO para o vendedor especifico.
- No no Assistente de venda usar o mesmo código do representante.
Orientações
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para o processo de Financeiro
- Ter uma conta "transitória", para onde será direcionada as baixas do arquivo de retorno do tipo de cobrança da conta utilizada para este fim.
- Criar conta no plano de contas gerencia e real;
- No Tipo de cobrança aba Por Empresa, Aba Conta indicar conta transitória criada anteriormente.
- Fazer a baixa normalmente via leitura de arquivo
- Tirar relatório de baixa e verificar o valor total da baixa para cada vendedor
- Após ter o valor da baixa para cada vendedor, na manutenção de banco, incluir um recebimento extraordinário na conta banco com Histórico exclusivo para cada representante, totalizando valor total do Retorno de banco.
- Pagamento de conhecimento de frete das compra e vendas do representante
- Sempre utilizar histórico exclusivo para cada representante
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