Para otimizar o processo, principalmente no contexto de armazenadoras, é possível incluir documentos, inclusive via o Sispetro SisPetro App. Dessa forma, as congêneres, motoristas ou clientes poderão enviar os documentos (arquivos) diretamente pelo aplicativo, e o pessoal da base terá a responsabilidade de aprovar ou rejeitar esses documentos de transporte conforme necessário. A implementação dessa funcionalidade visa criar uma manutenção de Documentos de Transportes para Aprovação, garantindo maior flexibilidade e agilidade no processo de gestão e controle de documentos.
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Permitir o vínculo de arquivos de Frotas e Transportadoras via Sispetro SisPetro App: Através através dessa funcionalidade, as congêneres (ou outros usuários externos) poderão enviar documentos diretamente pelo Sispetro SisPetro App. Isso facilita o processo de inclusão de documentos sem a necessidade de acesso ao Sispetro SisPetro Normal.
Manutenção de Documentos de Transportes para aprovação: após o envio dos documentos, eles serão armazenados em uma subpasta específica (PARA_APROVACAO) e aguardam a aprovação por parte dos usuários da base. O processo de aprovação ou rejeição será realizado dentro de uma tela de manutenção específica para documentos de transporte, onde os usuários autorizados poderão visualizar e decidir sobre os documentos enviados.
Cenário de Uso:
Envio de Documentos via Sispetro SisPetro App:
Um usuário externo, como um motorista ou um representante de uma armazenadora, acessa o Sispetro SisPetro App e escolhe a opção para enviar um documento de transporte.
Ele seleciona o tipo de documento (frota ou transportadora), preenche as informações necessárias (data de vencimento, observações, etc.), anexa os arquivos pertinentes e submete o documento para aprovação.
Aprovação/Rejeição de Documentos na Base:
O pessoal da base, com as permissões adequadas, acessa a tela de Manutenção de Documentos de Transportes dentro do Sispetro SisPetro Normal.
Eles visualizam os documentos enviados, incluindo o tipo de documento, a frota ou transportadora associada, e os arquivos anexados.
O usuário autorizado pode escolher aprovar ou rejeitar o documento. Caso o documento seja aprovado, ele é vinculado à frota ou transportadora, e a data de vencimento (se aplicável) é registrada conforme a configuração do tipo de documento.
Se rejeitado, o documento é transferido para uma subpasta de rejeição, e o responsável pela aprovação pode registrar o motivo da rejeição.
Manutenção de Documentos:
Na tela de manutenção de documentos de transporte, os usuários podem realizar as seguintes ações:
Incluir novos documentos para aprovação
Alterar documentos que estão aguardando aprovação, se necessário (sem alterar frota ou transportadora)
Excluir documentos que estão na fase de aprovação, se a exclusão for necessária
Analisar documentos pendentes de aprovação e realizar a ação de aprovação ou rejeição conforme o status
Controle de Vencimento (se aplicável):
Se o tipo de documento tiver um controle de vencimento vinculado, a data de vencimento será atualizada automaticamente ao aprovar o documento, garantindo que o controle de validade da frota ou transportadora esteja sempre atualizado.
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Agilidade no processo de envio e aprovação de documentos: o uso do Sispetro SisPetro App para envio de documentos permite que as congêneres, motoristas e clientes realizem o envio diretamente de qualquer lugar, sem a necessidade de acessar o Sispetro SisPetro Normal.
Maior controle e rastreabilidade: a manutenção centralizada de documentos, com a possibilidade de aprovação ou rejeição, permite um controle mais rigoroso sobre os documentos válidos e a conformidade dos processos.
Redução de erros e omissões: com a automação do processo e a validação dos documentos antes de sua aprovação, o risco de erros na inclusão de documentos importantes é minimizado.
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Na configuração de usuários:
Acesse Menu Ferramentas / Usuário / Perfil / Painel Fretes (Usuários)/ grupo Diversos
Adicione os seguintes perfis:
Inclui Documentos de Frotas e Transportadoras para Análise
Analisa Documentos de Frotas e Transportadoras
No menu Movimentação / Tabelas Auxiliares / Transportes / Tipo de Documentos de Transportes:
Adicionar Tipo de Documentos de Transportes,
Informando Descrição e o Controle de Vencimento p/Atualização
Na Tabela de Frotas (aba Documentos):
Para visualizar os documentos cadastrados no frota acesse a aba Documentos na Tabela de Frotas em Tabelas Auxiliares / Transportes
Na Tabela de Transportadoras (aba Documentos):
Para visualizar os documentos cadastrados na Transportadora acesse a aba Documentos na Tabela de Transportadoras em Tabelas Auxiliares / Transportes
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