Introdução
Este módulo O Módulo de Compras foi sempre muito influenciado pelo comportamento das distribuidoras, pois é responsável pelos procedimentos inerentes ao Setor de Compras, abrangendo desde como combustíveis até materiais de uso/consumo diversos.
O módulo de Compras visa atender as empresas em todo o processo inerente ao suprimento de algum material, respeitando o fluxo de procedimentos adotados por cada empresa em cada tipo de material. Sendo assim, ele é identificado no Sispetro como Movimentação de Material.
O suprimento de material da empresa pode ser de três formas, o que está atrelado ao Tipo de Recebimento do Pedido de Movimentação de Material (PMM):
1. Transferência entre depósitos: quando o material será retirado de um depósito para outro. Neste item são incluídas as compras de combustível em Usinas, sendo que deve ser feita a Ordem de Transferência entre o depósito da Usina e o depósito da empresa.
2. Transferência entre filiais: quando tem estoque do material necessário em outra filial, não sendo necessária a compra, mas sim a transferência de uma filial para outra. Isso é muito comum em empresas que centralizam a compra numa determinada filial, mas a venda é feita em outra.
3. Direto do fornecedor: quando é necessário comprar o material direto do fornecedor. Esta opção é comum em materiais que não precisam de Ordem de Carregamento, como material de escritório.
Maiores esclarecimentos sobre o fluxo de suprimento que envolve ordem de carregamento, podem ser visualizados no Roteiro para Área de Estoque. Neste item, trataremos de explicar o fluxo para a compra de material do fornecedor, no que se engloba os itens 1 e 3 citados acima.
De um modo geral, podemos padronizar um fluxo de Compras geral, sendo que um ou outro passo é que abolido pela empresa, devido preferência ou necessidade. Eis o fluxo geral:
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Sendo assim, ele foi sendo moldado aos procedimentos realizados por distribuidoras. Uma distribuidora não tem normalmente um setor de compras genérico e sim um setor de compras especializado na compra dos seus insumos mais especificamente: álcool, anidro e hidratado.
No menu Ferramentas > Usuário > Painel Perfil > Compras localizam-se os perfis necessários a serem configurados do Módulo de Compras. Para mais informações, ver Painel Compras (Usuário).
Ação Requisitante/ Estoque (1): todo o processo de compras começa aqui. Nesta tela é informada ao sistema que o usuário precisa de uma certa quantidade de determinado produto. É necessário informar o setor requisitante, setor responsável pela compra, entre outras informações inerentes a requisição. Para mais informações, ver Ação Requisitante - Estoque.
- Requisição Normal (1a): é o modo normal, ou seja, a requisição passará pela Cotação.
- Requisições normais que utilizam produtos que não controlam estoque (a.i) não passam pela análise requisitante/liberação e vão direto para a parte de Busca de Produtos para cotação.
- Requisição Direta (1b) : é usada quando não há a necessidade da requisição passar por Cotação. Um exemplo é quando a empresa sempre compra de um mesmo fornecedor, ou seja, já sabe o preço e forma de pagamento.
- Requisições do tipo direta que utilizam produtos que não controlam (b.i) vão diretos para emissão de PMM por requisição/Cotação.
Para mais informações, ver Tabela de Produtos, perfil Participa do Fechamento de Estoque
Análise Requisitante/ Liberação (2): depois de incluída uma requisição, esta vai para a tela de liberação, onde o estoquista ou responsável pelo almoxarifado informará se há alguma quantidade em estoque do produto requisitado. Caso não haja esta requisição gerará uma cotação. Para mais informações, ver Análise Estoque - Liberação
Manutenção de requisição de material (3): nesta tela são apresentadas todas as requisições feitas, estejam elas na tela de Estoque ou Liberação. É possível incluir, cancelar, editar, aprovar, imprimir, emitir PMM. É uma tela que da uma visão geral das requisições e também por a tela ter outro layout acaba sendo mais fácil e rápido de operar as requisições.
Busca de produtos para cotação (4): caso tenha sido informado na tela de Ação requisitante/ Liberação que a empresa não tem o produto requisitado, esta requisição irá para a tela de Busca de produtos para cotação. É apresentado o nome, código, marca do produto, quantidade requisitada e quantidade a ser comprada e também possível incluir uma cotação para este. Para mais informações, ver Busca de Produtos para Cotação
Inclusão de cotação (5): nesta tela é possível incluir uma cotação. Para mais informações, ver Inclusão de Cotações
Manutenção de Cotação (6): Nesta tela é onde o usuário tem a visão geral das cotações incluídas no SisPetro. É possível incluir uma cotação, editar, cancelar, duplicar, mandar a cotação por e-mail ao fornecedor, imprimir, adicionar informações passadas pelo fornecedor como prazo de validade da cotação, forma de pagamento, escolher a melhor cotação, emitir o PMM. Para mais informações, ver Manutenção de Cotações
Emissão de PMM por requisição/Cotação (7): aqui é possível emitir um PMM a partir de uma requisição direta ou a partir de uma cotação que foi escolhida como melhor. Para mais informações, ver Emissão de PMM a partir de Requisições e Cotações
Liberação da Requisição (8): depois de percorrido todo o processo até a Emissão de PMM, é preciso liberar a Requisição, ou seja, em outras palavras é dizer ao SisPetro que o produto foi comprado, entrou no estoque da empresa e agora pode ser liberado à quem o requisitou. Para isso é necessário voltar para a tela Análise Estoque - Liberação, localizar a Requisição e informar a quantidade a ser liberada. Para mais informações, ver Análise Estoque - Liberação
Veja também Consulta de Requisições Pendentes