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Para este controle acione o menu Movimentação / Transportes / Manutenção de Viagens.
O botão "Fechamento" estará habilitado desde que o usuário tenha permissão para fechar viagem através da tela de Manutenção de Viagens Frota. Essa permissão pode ser configurada através do menu Ferramentas / Usuário / Frete, marcando a opção:
O botão "Cancela Fech" estará habilitado desde que o usuário tenha permissão para cancelar o fechamento de viagem através da tela de Manutenção de Viagens Frota. Essa permissão pode ser configurada através do menu Ferramentas / Usuário / Frete, marcando a opção:
O primeiro passo é fazer a abertura da viagem através do botão "Inclui". Será apresentada a tela a seguir:
O usuário deverá informar os seguintes dados:
- Data Saída: Data do início da viagem, ou melhor, da saída do frota para a viagem.
- Empresa: Empresa ao qual será vinculada à via
- Transportadora: Motorista ou transportadora que está fazendo a viagem.
Frota: Frota que está sendo utilizado na viagem.
Informações Importante: Os campos Transportadora e Frota são de preenchimento obrigatórios, pois são campos imprescindíveis para o processo.
- Tem carreta: O sistema trará como sugestão o que estiver cadastrado para o Frota escolhido, podendo ser alterado.
- Tem treminhâo: O sistema trará como sugestão o que estiver cadastrado para o Frota escolhido, podendo ser alterado.
- Frete Terceiros: Marque esta opção caso o frota que está sendo utilizado seja de terceiros, informe inclusive a entidade terceirizada, pois será útil em consultas e relatórios futuros. O sistema não utilizará esta informação para nenhum procedimento automático.
- Comercial: Se esta viagem é comercial, geralmente ela deverá ser desmarcada quando a viagem for aberta para controle de quilometragem de carros de passeio ou para manutenção do veículo.
- KM Saída: Quilometragem do veículo na saída para a viagem.
- Valor Frete: Valor do frete a ser pago quando a viagem é para frota de terceiros.
- Tem adiantamento: Se o motorista receberá um valor de adiantamento para pagamentos de despesas relacionadas a viagem. Se sim, indique o valor do adiantamento, a conta de adiantamento e a conta de caixa (de onde está saindo o valor do adiantamento). Esta transação de adiantamento será contabilizada (debitando a conta de adiantamento e creditando a conta de caixa) e por isso precisa do histórico e informações adicionais, dados estes que serão transportados para o lote gerado. É possível, depois de incluída uma viagem, incluir/cancelar adiantamentos à viagem. Os adiantamentos não cancelados serão somados no fechamento da viagem e poderão ser visualizados no painel Adiantamentos
Ao clicar no botão "Inclui Adiantamentos", o sistema abrirá a seguinte tela:
Pode-se informar além do valor, novas contas de adiantamento e caixa. Deve-se atentar que o troco no fechamento da viagem será contabilizado em somente uma conta de adiantamento e caixa. No caso de ser necessário o desdobro, o lançamento para que o saldo das contas de adiantamento seja zerado deverá ser feito pela tela de Manutenção de Lotes.
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- No caso de Frota Próprio
Ao retorno do motorista desta viagem, serão apresentadas as despesas gastas durante a viagem e os eventos ocorridos. As despesas a serem pagas pela empresa ou as que não sofrerem controle financeiro/contábil deverão ser incluídas na Manutenção de Despesas com Frota. Depois se providencia o vínculo com a NF ou Contas a Pagar somente das que forem pagas pela empresa. As despesas pagas pelo motorista deverão ser lançadas no Fechamento da Viagem. Clique no botão "Fechamento" e será apresentada a tela a seguir:
Nesta tela serão solicitados os dados do retorno da viagem e através do botão "Inclui Evento" se providencia a inclusão das despesas pagas pelo motorista. Há a possibilidade de se contabilizar ou não este fechamento, marcando as opções Pode Contabilizar Gerencial e Pode Contabilizar Contabilidade Real, esta última só visível para empresas que utilizam o módulo Contábil. Serão solicitadas as contas a serem utilizadas para contabilizar o troco (este ocorrerá quando o Total Pagar for negativo), sendo creditado este valor na conta de adiantamento e debitado na conta de Despesa (Caixa).
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Para vincular as notas fiscais de venda emitidas pela filial que fizeram parte do carregamento desta viagem e a partir daí se tirar uma produtividade por caminhao (por exemplo, quantidade, produto, etc) utilize o botão "Vincular NF's". Será apresentada uma tela de pesquisa, para escolha das notas a partir de uma determinada data.
Para confirmar o fechamento, deve-se clicar no botão "OK".
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