A empresa começa no SisPetro com um determinado Plano de Contas, mas é normal, geralmente no início de um novo ano, ela resolver trocar a disposição das contas. Até temos ferramentas que propiciam isso, porém, no caso de emitir relatórios dos anos anteriores, vale a disposição atual. Por esse motivo foi implementada a Manutenção de Códigos Estendidos, onde a ideia é que cada conjunto de códigos estendidos sejam salvos para um determinado período.
De uma forma geral, a solução para permitir que uma conta tem Código Estendido diferenciado por período seria:
- Na tabela Plano Contas Real teremos o Plano de Contas base. Ele será utilizado até o mês anterior ao primeiro Conjunto de Código Estendido criado. Se a empresa quer modificar o Plano de Contas pela primeira vez em Janeiro de 2017, o Plano de Contas que ela tem será utilizado para dados até Dezembro de 2016.
Tanto o Plano de Contas base, como os novos Conjuntos de Códigos Estendidos deverão ter a mesma máscara de Plano de Contas. Através da máscara que temos o número de dígitos e o agrupamento de contas.
O que está sendo oferecido é que contas possam estar em posição diferente no Plano de Contas em períodos diferentes.
Para saber como alterar a máscara do Plano de Contas base, veja Troca de Máscara do Plano de Contas.
- Uma conta é salva/identificada nas movimentações através do código reduzido, que não irá mudar. Cada conta poderá ter vários códigos estendidos, um para cada período, conforme o Conjunto de Código Estendido. Para períodos em que a conta não terá alteração, basta repetir o código estendido do período anterior. Veja um exemplo na figura abaixo
- O Conjunto de Código Estendido do Plano de Contas é a cópia do Plano de Contas base, porém identificando para cada código reduzido qual o código estendido utilizará.
- Sempre que for incluído um Conjunto de Códigos Estendidos, o mesmo só terá validade após ser processado. Enquanto não é processado o usuário poderá alterar o código estendido de cada conta calmamente, em etapas. Só no processamento que serão validadas as inconsistências e duplicidades.
- Para grupos de contas com muitas contas analíticas (como contas de Clientes e Fornecedores), basta alterar o código estendido da conta sintética e pedir para replicar nas contas analíticas
Nos relatórios contábeis, conforme o período informado, o Sispetro utilizará o Plano de Contas base ou um determinado Conjunto de Código Estendido.
Não serão utilizados mais de um Conjunto de Código Estendido numa emissão de relatório. Por exemplo, se houver um Conjunto para o ano de 2018 e outro para o ano de 2019, caso o relatório abranja meses dos dois anos, o Sispetro optará por um deles para exibir/agrupar as contas pelos códigos estendidos. Veja o critério utilizado em cada relatório contábil.
Para utilizar esse recurso, em SisPetro Controladoria, menu Ferramentas, Manutenção de Códigos Estendidos:
Configurações
Sistema
O perfil de sistema Utiliza Múltiplos Códigos Estendidos é marcado AUTOMATICAMENTE a partir do momento que inclui dados através da tela de Manutenção de Códigos Estendidos e processe as alterações - botão PROCESSA.
Usuário
No perfil de usuário deve ser habilitado os perfis nos quais o usuário terá acesso, podendo dar permissão para incluir, alterar, excluir e processar .
Grid
Aba Período
Na aba Período são exibidos os dados básicos da Manutenção de códigos estendidos, contendo o Mês/Ano de Destino, a data de inclusão, usuário de inclusão, status, Data de Processamento e o usuário de processamento.
Na tela de manutenção de códigos estendidos podemos incluir diversos períodos de alteração, e por meio do grid ir selecionando e trabalhando com o período desejado.
Aba Contas
Através da aba contas é possível visualizar as contas e seus respectivos códigos estendidos. Os códigos estendidos apresentados já são os códigos alterados na edição de código estendido.
Inclusão
Ao acionar o botão incluir sera apresentado a tela de inclusão de códigos estendidos, onde o usuário ira informar o Mês/Ano Base e o Mês/Ano de destino.
Mês/Ano Base: Nesse campo iremos informar o Mês/Ano Base para os códigos estendidos, com base nesse campo que teremos a base dos códigos estendidos. Na primeira inclusão o campo vira em branco e a base será o código atual do plano de contas.
Mês/Ano Destino: Nesse campo é informado o Mês/Ano de Destino que sera adotado para a alteração do código. Sendo assim o código alterado será à partir da data informada nesse campo. Só será permitido informar uma data inexistente, caso seja informado uma data que já esteja cadastrada no sistema, o SisPetro não permitira salvar.
Alteração
Após incluir um periodo para alteração, será gravado um registro no grid podendo ser alterado as contas aos poucos, e ao fim da manutenção das contas, basta processar para efetivar realmente a alteração das contas para o periodo informado em Mês/Ano destino.
Para realizar a alteração das contas, basta selecionar no grid principal o periodo que foi incluso, e acionar o botão Altera.
Após acionar o botão altera, será apresentado a tela abaixo, onde serão listadas todas as contas.
Altera Mês/Ano: Ao acionar o botão Altera Mês/Ano, o campo referente ao Mês/Ano Destino ficara habilitado possibilitando alterar. A regra é a mesma que a da inclusão, não permitindo incluir um periodo já cadastrado no sistema.
Traz Dados: Ao acionar esse botão sera atualizado a tabela voltando as configurações originais ate o ultimo salvamento.
Altera: Ao acionar o botão Altera sera exibido a tela de alteração de código extendido. Na tela de alteração serão exibidos o código extendido base da conta que sera baseado no código vindo do periodo informado no Mês/Ano Base, que foi informado na inclusão, Teremos também o campo Cód. Estendido Destino que ficara habilitado para edição do novo código estendido.
Replica nas Contas inferiores: O botão replica nas contas inferiores, serve para replicar a alteração realizada em uma conta do tipo sintetica para as contas inferiores.
Salva: Ao acionar o botão Salva, será salvo as alterações realizadas na tela.
Fechar: Ao acionar o botão fechar, será salvo a tela de alteração de código estendidos.
Legenda: Ao acionar o botão legenda será apresentado as legendas.
Confirmando a alteração
Após realizar à alteração dos códigos das contas, basta selecionar na manutenção de códigos estendidos a conta que deseja efetivar a alteração dos códigos estendidos, e acionar o botão Processa.
Será exibido uma mensagem de confirmação de alteração das contas.
Só é possível confirmar códigos estendidos que se encontram como pendente, códigos estendidos já confirmados não poderão ser confirmado novamente.
Cancelando um processamento
Casó haja a nescessidade de cancelar uma operação que já foi processada, basta acionar o botão Reverter.
Após acionar a opção de reverter o Sispetro ira questionar o usuário se realmente deseja reverter, e em caso de confirmação deixara o perido de alteração de código estendido pendente novamente, podendo ser alterado novamente ou ate mesmo excluido.
Tabela Plano de Contas
Também é possível visualizar as alterações de uma conta através da aba Estendido na tabela de Plano de Contas.
