Documentos para Transportadora / Motoristas e Frotas

Contudo, para otimizar o processo, principalmente no contexto de armazenadoras, será possível expandir essa funcionalidade para o Sispetro App. Dessa forma, as congêneres, motoristas ou clientes poderão enviar os documentos (arquivos) diretamente pelo aplicativo, e o pessoal da base terá a responsabilidade de aprovar ou rejeitar esses documentos de transporte conforme necessário. A implementação dessa funcionalidade visa criar uma manutenção de Documentos de Transportes para Aprovação, garantindo maior flexibilidade e agilidade no processo de gestão e controle de documentos.

Objetivo:

• Permitir o vínculo de arquivos de Frotas e Transportadoras via Sispetro App: Através dessa funcionalidade, as congêneres (ou outros usuários externos) poderão enviar documentos diretamente pelo Sispetro App. Isso facilita o processo de inclusão de documentos sem a necessidade de acesso ao Sispetro Normal.

• Manutenção de Documentos de Transportes para aprovação: Após o envio dos documentos, eles serão armazenados em uma subpasta específica ("PARA_APROVACAO") e aguardam a aprovação por parte dos usuários da base. O processo de aprovação ou rejeição será realizado dentro de uma tela de manutenção específica para documentos de transporte, onde os usuários autorizados poderão visualizar e decidir sobre os documentos enviados.

Cenário de Uso:

1. Envio de Documentos via Sispetro App:

   • Um usuário externo, como um motorista ou um representante de uma armazenadora, acessa o Sispetro App e escolhe a opção para enviar um documento de transporte.
   • Ele seleciona o tipo de documento (frota ou transportadora), preenche as informações necessárias (data de vencimento, observações, etc.), anexa os arquivos pertinentes e submete o documento para aprovação.

2. Aprovação/Rejeição de Documentos na Base:

   • O pessoal da base, com as permissões adequadas, acessa a tela de Manutenção de Documentos de Transportes dentro do Sispetro Normal.
   • Eles visualizam os documentos enviados, incluindo o tipo de documento, a frota ou transportadora associada, e os arquivos anexados.
   • O usuário autorizado pode escolher aprovar ou rejeitar o documento. Caso o documento seja aprovado, ele é vinculado à frota ou transportadora, e a data de vencimento (se aplicável) é registrada conforme a configuração do tipo de documento.
   • Se rejeitado, o documento é transferido para uma subpasta de rejeição, e o responsável pela aprovação pode registrar o motivo da rejeição.

3. Manutenção de Documentos:

   • Na tela de manutenção de documentos de transporte, os usuários podem realizar as seguintes ações:
     • Incluir novos documentos para aprovação
     • Alterar documentos que estão aguardando aprovação, se necessário (sem alterar frota ou transportadora)
     • Excluir documentos que estão na fase de aprovação, se a exclusão for necessária
     • Analisar documentos pendentes de aprovação e realizar a ação de aprovação ou rejeição conforme o status

4. Controle de Vencimento (se aplicável):

   • Se o tipo de documento tiver um controle de vencimento vinculado, a data de vencimento será atualizada automaticamente ao aprovar o documento, garantindo que o controle de validade da frota ou transportadora esteja sempre atualizado.

Benefícios Esperados:

• Agilidade no processo de envio e aprovação de documentos: O uso do Sispetro App para envio de documentos permite que as congêneres, motoristas e clientes realizem o envio diretamente de qualquer lugar, sem a necessidade de acessar o Sispetro Normal.
• Maior controle e rastreabilidade: A manutenção centralizada de documentos, com a possibilidade de aprovação ou rejeição, permite um controle mais rigoroso sobre os documentos válidos e a conformidade dos processos.
• Redução de erros e omissões: Com a automação do processo e a validação dos documentos antes de sua aprovação, o risco de erros na inclusão de documentos importantes é minimizado.

Esse cenário permite uma integração eficiente entre as operações de campo (através do aplicativo) e a administração da base, garantindo maior fluidez no gerenciamento de documentos de transportes.

Configurações:

Para configurar a funcionalidade de documentos de transportes e frotas:

1. Na configuração de usuários:

   • Acesse Menu Ferramentas / Usuário / Perfil / Painel Fretes (Usuários)/ grupo Diversos
   • Adicione os seguintes perfis:
     • Inclui Documentos de Frotas e Transportadoras para Análise
     • Analisa Documentos de Frotas e Transportadoras

2. Na Tabela de Frotas (aba Documentos):

   • Acesse a aba Documentos na Tabela de Frotas
   • Alterar o botão "Gerenciamento de Arquivos" para "Manut. Arquivos"
   • O novo botão abrirá uma tela onde será possível informar o Tipo de Documento de Transporte
   • Exibir o Tipo de Documento de Transporte no grid da tabela

3. Na Tabela de Transportadoras (aba Documentos):

   • Acesse a aba Documentos na Tabela de Transportadoras
   • Alterar o botão "Gerenciamento de Arquivos" para "Manut. Arquivos"
   • O novo botão abrirá uma tela onde será possível informar o Tipo de Documento de Transporte
   • Exibir o Tipo de Documento de Transporte no grid da tabela

4. No menu Movimentação / Transportes:

   • Adicionar um novo item de menu chamado "Documentos de Transportes"

Botões e Funcionalidades:

1. Botão Inclui (Inclusão de Documentos):

   • Na tela de inclusão de documentos, o usuário deverá informar os seguintes dados:
     • Frota ou Transportadora: Escolher um dos dois
     • Tipo do Documento: Escolher conforme a tabela configurada
     • Data de Vencimento: Obrigatório somente se o Tipo de Documento tiver Controle de Vencimento vinculado
     • Observações: Campo livre
     • #Docto: Caso haja numeração para o documento
   • Exigir Tipo do Documento, um item (ao menos) e Frota ou Transportadora.
   • A Data de Vencimento só será exigida se o Tipo de Documento tiver controle de vencimento vinculado.
   • Ao salvar o documento, ele será registrado com status "Para Aprovação".
   • Os arquivos serão salvos na pasta configurada para Frota ou Transportadora, dentro da subpasta fixa “PARA_APROVACAO”.

2. Botão Altera (Alteração de Documentos):

   • Permitido apenas para documentos com status "Para Aprovação".
   • A tela será idêntica à de inclusão, mas não será possível alterar a Frota ou Transportadora. Se necessário, o documento deverá ser excluído e incluído novamente.

3. Botão Analisa (Análise de Documentos):

   • Apresenta uma tela com um combo de status com as opções:
     • Aprova
     • Rejeita: Se rejeitado, será necessário informar o motivo da rejeição
   • Se aprovado:
     • O documento será vinculado à Frota ou Transportadora indicada
     • Se o Tipo de Documento tiver Controle de Vencimento vinculado, o vencimento será atualizado conforme a data de vencimento do documento
     • O arquivo será transferido da subpasta "PARA_APROVACAO" para a pasta correspondente à Frota ou Transportadora
   • Se rejeitado:
     • O arquivo será transferido para a subpasta "REJEITADO"

4. Botão Exclui (Exclusão de Documentos):

   • Permitido somente para documentos com status "Para Aprovação"
   • Excluir o documento requer confirmação por parte do usuário

Requisitos e Permissões:

1. Os botões Inclui, Altera e Exclui estarão habilitados apenas para usuários com o perfil de "Inclui Documentos de Frotas e Transportadoras para Análise".
2. O botão Analisa estará disponível conforme o perfil de usuário "Analisa Documentos de Frotas e Transportadoras".

Filtros e Período de Consulta:

1. Período: O sistema sugerirá automaticamente os últimos 7 dias até a data atual.
2. Status: Ao consultar documentos, será possível filtrar pelo status:
   • Para Aprovação
   • Aprovado
   • Rejeitado
   • Todos

Esse roteiro oferece as configurações necessárias para implementar a funcionalidade de documentos de transportes e frotas, incluindo as permissões e os fluxos de aprovação, alteração e rejeição dos documentos.