Introdução
Este módulo é responsável pelos procedimentos inerentes ao Setor de Compras, abrangendo desde combustíveis até materiais de uso/consumo diversos.
O módulo de Compras visa atender as empresas em todo o processo inerente ao suprimento de algum material, respeitando o fluxo de procedimentos adotados por cada empresa em cada tipo de material. Sendo assim, ele é identificado no Sispetro como Movimentação de Material.
O suprimento de material da empresa pode ser de três formas, o que está atrelado ao Tipo de Recebimento do Pedido de Movimentação de Material (PMM):
1. Transferência entre depósitos: quando o material será retirado de um depósito para outro. Neste item são incluídas as compras de combustível em Usinas, sendo que deve ser feita a Ordem de Transferência entre o depósito da Usina e o depósito da empresa.
2. Transferência entre filiais: quando tem estoque do material necessário em outra filial, não sendo necessária a compra, mas sim a transferência de uma filial para outra. Isso é muito comum em empresas que centralizam a compra numa determinada filial, mas a venda é feita em outra.
3. Direto do fornecedor: quando é necessário comprar o material direto do fornecedor. Esta opção é comum em materiais que não precisam de Ordem de Carregamento, como material de escritório.
Maiores esclarecimentos sobre o fluxo de suprimento que envolve ordem de carregamento, podem ser visualizados no Roteiro para Área de Estoque. Neste item, trataremos de explicar o fluxo para a compra de material do fornecedor, no que se engloba os itens 1 e 3 citados acima.
De um modo geral, podemos padronizar um fluxo de Compras geral, sendo que um ou outro passo é que abolido pela empresa, devido preferência ou necessidade. Eis o fluxo geral:
- Requisição de Materiais (opcional)
Em empresas que trabalham com requisição de materiais pelos departamentos, o usuário preenche a requisição no momento da necessidade de compra de algum material no setor. Esta requisição poderá ser interna, quando há material estocado na empresa ou externa, quando há necessidade da compra. A partir da requisição, o comprador fica monitorando as que estão com cotação pendente. - Cotação (opcional)
O comprador pode realizar cotação dos materiais envolvidos nas requisições e/ou obtém cotações feitas anteriormente, podendo consultar na requisição as cotações de cada material. - Pedido de Movimentação de Material
Tendo requisição de material externa somente, requisição com cotação ou mesmo sem ter requisição, pode-se então gerar um Pedido de Movimentação de Material (que pode ser chamado também de Contrato de Compra). Há empresas que pulam a etapa de requisição/cotação por considerar muita burocracia inicial. O Pedido pode passar por uma aprovação ou não. No Pedido de Movimentação de Material deve-se informar se haverá controle de cota diária, que no caso positivo dará a este Pedido a característica de Contrato de Compra, ou se será um pedido Normal. Deverá ser informado, inclusive, o tipo de recebimento deste pedido: Transferência entre depósitos (combustíveis) ou Direto do Fornecedor. Todo pedido de movimentação de material irá gerar um fluxo de caixa previsto para que se possa acompanhar o seu andamento, principalmente no caso de controle de cota. Para visualizar exemplos, vide tópico Cenários PMM. - Recebimento
O recebimento do produto se dá com a chegada da NF. Alguns produtos (combustíveis) exigem a emissão de uma OC (Ordem de carregamento) antes do processo, o que determinará algumas características do recebimento, outros terão como determinante diretamente o pedido de movimentação de material (direto do fornecedor). Há também a possibilidade de se fazer o recebimento sem nenhum destes passos (o que torna o pedido de movimentação de material dispensável para alguns produtos que exijam menos controle).