O módulo de Estoque do Sispetro foi feito para atender os seguintes ramos:
- Distribuidoras de Petróleo com base própria
- Distribuidoras de Petróleo sem base própria
- Armazenadoras
- Empresas com movimentação de estoque simples
No caso de combustíveis o controle tem mais particularidades, atendidos plenamente pelo controle de estoque do SisPetro e pode ser dividido em três tipos de estoque:
- Escritural: É o controle de estoque normal na empresa controlado através das Notas Fiscais de Entrada/Saída, pedidos, etc. Este tipo de estoque deve ser controlado por qualquer empresa independente se possui base própria ou não. Pode ser controlado tanto à temperatura ambiente quanto à 20 graus. Normalmente, na saída ou na entrada do produto, não existe ainda as informações de temperatura (para ajuste do estoque a 20 graus). Portanto, neste momento, o Sistema atualiza os dois saldos (ambiente e 20 graus) com a mesma quantidade. No momento da realização do fechamento diário de estoque, o usuário informa para cada saída/entrada as temperaturas/densidades (ou opcionalmente o fator de correção ou quantidade a 20 graus) para que o Sistema possa ajustar a quantidade movimentada a 20 graus e seu saldo. Assim, em regra geral, sempre que o Sistema não possuir informações suficientes sobre as temperaturas e densidades para converter o estoque de temperatura ambiente para 20 graus e vice-versa, ele irá manipular ambos com a mesma quantidade.
- Físico: É o saldo físico de cada empresa para cada produto nos tanques (tanto à temperatura ambiente quanto à 20 graus). Este controle só deve ser realizado se a empresa possui base própria pois requer informações que, normalmente, uma empresa que não possui base própria não possui (temperatura tanque, amostra, densidade tanque, volume real à temperatura ambiente da carga/descarga, etc). Este estoque é, num primeiro momento, quando somado, igual ao estoque do tanques. Mas, ao longo de um período, o estoque dos tanques pode ir variando (de acordo com a sua temperatura, por exemplo) e, mesmo que não haja movimentação, ser diferente da soma do estoque físico de cada empresa.
- Tanques: É o estoque medido nos tanques. Este estoque deve ser o balizador dos outros, isto é, tanto o estoque físico quanto o escritural devem ser ajustados (mensalmente, semanalmente ou em qualquer período) através do procedimento de Rateio para que fiquem iguais ao do tanque. Este estoque não é separado por empresa pois é, na realidade, o que foi medido em determinada data em cada tanque. É separado somente por tanque.
Assim, uma empresa que não possui base própria, deve controlar somente o estoque escritural enquanto que uma que possui deve controlar os dois estoques.
O estoque físico pode (e normalmente isso acontece) ficar diferente do escritural durante um intervalo (que pode variar de horas a dias) pois o carregamento real nunca é igual à quantidade da Nota Fiscal. Porém, a empresa deve acompanhar os dois estoques pois esta variação não pode ser muito grande e deve ser ajustada diariamente ou semanalmente via ajuste de Estoque.
Quando a empresa não possui base própria, deve controlar o estoque conferindo a quantidade de carga/descarga com o que a base armazenadora lhe informa diariamente, conferindo se todas as descargas e cargas foram lançadas em seu Sistema, se os bombeios foram confirmados, etc.
Para abranger as movimentações podemos ter as seguintes situações: