Através da manutenção de pendências, o usuário poderá incluir e controlar todas as pendências cadastradas no sistema.
Para acessar a tela de manunteção de pendências, o usuário deve acessar o Menu Ferramentas / Contatos / Pendências:
Para incluir uma nova pendência, o usuário deve utilizar o botão Incluir.
O sistema irá abrir a tela de inclusão, onde o usuário deverá preecher os dados referente a pendência.
O primeiro campo a ser solicitado pelo sistema é o campo "Assunto". Isso permite ao usuário identificar o assunto e selecionar a entidade ou o contato que está gerendo essa pendência. O ideal é que o usuário selecione primeiramente o contato, já que o sistema irá mostrar os contatos cadastrados no sistema e pode haver contatos que não tenham uma entidade vinculada. Caso o contato tenha uma entidade vínculada, o sistema automáticamente irá preencher o código da entidade.
Por outro lado, o usuário também poderá selecionar primeira a entidade, se souber que a entidade está vinculada corretamente a um contato. Havendo mais de um contato para entidade, o usuário poderá através do campo "Contato", selecionar o contato correto, já que o sistema irá apresentar na tela de pesquisa os contatos cadastrados para a entidade que foi selecionada no campo "Código da entidade".
Deve-se preecher o campo "Data", conforme a data que se deseja ser lembrado pelo sistema. O sistema não permitirá que seja cadastrado uma data e horário inferior a data e hora do sistema.
Para salvar a pendência, o usuário deve utilizar o botão Salvar.
A pendência cadastrada será apresentada na manutenção de pendências e no menu principal do sistema.
Para alertar ao usuário, conforme a sua situação de atraso, a pendência será apresentada com um determinado tipo de cor. Através do botão "Legenda", o usuário poderá consultar o significado de cada cor.
Há duas configurações importantes que controlam o procedimento de cadastro e visualização de pendências. Eles são acessados através do Menu Ferramentas / Usuário / Contatos:
- Permite Inclusão de pendências: caso não esteja marcado, o sistema não permitirá a inclusão da pendência por parte do usuário.
- Visualização de Pendências:
- Própria: apenas as pendências cadastradas pelo próprio usuário poderão ser vistas;
- Todas: todas as pendências cadastradas, independente de quem as cadastrou poderão ser vistas.
A pendência poderá mudar o status da pendência, conforme a sua necessidade. Para isso, deve-se acessar a pendência deseja, clicar no painel Detalhes e utilizar o botão Editar.
O campo "Ação", estará habilitado, permitindo ao usuário alterar o status da pendência, ou seja, encerrar, cancelar ou até adiar a pendência para outro dia.
O usuário também poderá cancelar ou excluir a pendência selecionada, através do painel Detalhes.
A tela de pendências, poderá ser acessada tanto pelo menu, como pela manutenção de clientes, ou pela tela principal do sistema (quando houver pendências cadastradas). Pela manutenção de clientes, será incluida a pendência para a entidade selecionada.
Conforme descrito no tópico Contatos, o usuário poderá alterar a posição das colunas em tela e até fazer agrupamentos das informações, voltando quando quiser o layout original do sistema através do botão LayOut Default.
Aspectos Importantes:
O sistema permite que o usuário tenha acesso a determinadas entidades, conforme configuração de usuário para filtrar o vendedor, ou seja, se no perfil do usuário estiver configurado para filtrar as vendas por um determinado vendedor, o usuário só terá acesso aos clientes vinculados a esse vendedor.
Essa configuração fará com que no momento de incluir uma pendência, na tela de pesquisa de contatos, apenas seja apresentado os clientes que o usuário tenha acesso, além dos contatos vinculados a fornecedores e entidades sem vinculo com alguma entidade.
Caso o usuário conectado inclua uma pendência para um determinado cliente, ele terá acesso a essa pendência, podendo fazer alterações. Porém, se esse cliente foi vinculado a outro vendedor que o usuário não tenha acesso, embora ele possa ver a pendência (dependendo do perfil explicado no inicio desse tópico), o sistema não permitirá que a pendência seja alterada pelo usuário, emitindo a seguinte mensagem:
Veja também:
Tipos de Ocorrência
Tipos de Pendências
Contatos
Ocorrências
Aniversariantes