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Muitas distribuidoras recebem um número muito grande de notas fiscais que precisam ser digitadas no Sispetro. O processo mais rápido é a importação de Notas Fiscais. Antes a importação trabalhava com arquivos de texto. Mas agora com a Nota Fiscal Eletrônica, é preciso importar o XML. Porém, no Sispetro, as configurações são diferentes para arquivos texto e arquivo XML. É ai que surge a dúvida: O que fazer? Como configurar? O que devo configurar?

Com base nestas dúvidas, elaboramos este roteiro para auxiliar nossos usuários a configurar o que é preciso para importação de XML no Sispetro.

Vamos dividir por etapas! Então, mãos a obra! 

  1. Manutenção de Importação de Dados
    Ferramentas > Importação Dados > Manutenção Importação de Dados
    1. Nesta tela é onde os layouts são definidos. Porém, é um recurso que não permite a inclusão por parte do usuário, somente a Futura possui permissão. Isto porque, a definição dos layouts depende muito das tabelas e campos disponíveis e necessários para importação. Na medida que novos layouts são desenvolvidos, eles serão incluídos automaticamente pela FUTURA.
    2. Mas existem algumas configurações que podem ser alteradas pelo usuário. Vejamos algumas:
      1. Campo Path Arquivo Layout: Definição do diretório onde se encontra o arquivo referente ao layout de importação. Cada registro de importação possui um arquivo de layout, que pode ser conferido pelo campo Arquivo Layout. O sistema depende desses arquivos para executar as importações de forma correta.
        Importante: 
        1. Estando preenchido corretamente, o sistema procurá os arquivos no caminho indicado;
        2. Não preenchido, o sistema procurá os arquivos no mesmo diretório do executável.
      2. Campo Máscara de Diretório: tem a função de indicar para o usuário o tipo de arquivo que será importado para o registro que está sendo configurado, para facilitar a localização do arquivo, no caso de existir outros tipos de arquivos dentro do mesmo diretório.
      3. Veja maiores informações em Manutenção Importação de Dados.
    3. O padrão para Importação de XML é NOTA FISCAL - LAYOUT NFE

  2. Manutenção De/Para
    Ferramentas > Importação Dados > Manutenção De/Para
    1. Os XML's que as empresas recebem para importar no Sispetro possuem informações diferentes dos dados armazenados no Sispetro.
      Exemplo: Nota Fiscal de Gasolina A da Petrobras vem descrita como GASO-A, já no Sispetro o mesmo produto Gasolina A possui o código 05 descrito como Gasolina A.
    2. É preciso configurar o Sispetro para que interprete as informações recebidas da forma correta. Sendo assim, é preciso definir parâmetros de transformação através da tela Manutenção De/Para. Vejamos o que fazer!
    3. Primeiramente verifique as informações necessárias para a importação de XML;
      1. Produtos
      2. Natureza de Operação
      3. Tipo de Cobrança
      4. Vendedor
      5. Transportadora
      6. Frota
      7. Tabela de Preço
      8. Tipo de Documento
      9. Série Nota Fiscal
    4. Agora, acesse a tela Manutenção De/Para;
    5. Clique em + para incluir um novo de/para;
    6. Crie um nome para o De/Para, e preencha em Descrição na aba Detalhes. Sugestão: XML - Fornecedor A;
    7. Clique em Ok;
    8. Selecione, na aba Navegação, a linha referente ao De/Para criado no item f, e acesse a aba De/Para Itens;
    9. Selecione o primeiro Item
      Exemplo: Produto
    10. Clique no botão Inclui;
    11. Na tela De/Para Alteração informe:
      1. Campo De: digite o nome (código) do produto descrito no XML do fornecedor;
        Exemplo: GASO-A
      2. Campo Para: localize na tela de pesquisa o produto armazenado no Sispetro que se referente ao produto da nota fiscal;
        Exemplo: 05 - Gasolina A
      3. Clique em Ok;
      4. Repita o processo para todos os produtos do fornecedor em questão a serem importados;
    12. Selecione o próximo Item
      Exemplo: Natureza de Operação
    13. Clique no botão Inclui;
    14. Na tela De/Para Alteração informe:
      1. Campo De: digite a descrição da natureza de operação descrito no XML do fornecedor;
        Exemplo: Compra de Gasolina A
      2. Campo Para: localize na tela de pesquisa a natureza de operação armazenada no Sispetro que se refere a natureza de operação;
        Exemplo: C03 - Compra de Gasolina A (DE)
      3. Informe o Tipo NF, podendo ser:
        1. Complemento Preços/Impostos
        2. Devolução de Cliente
        3. Devolução p/ Fornecedor
        4. Outras Entradas
        5. Outras Saídas
        6. Vendas
        7. Compras
        Exemplo: Compras
      4. Informe sobre o ICMS Retido, podendo ser:
        1. Salvar como ICMS Retido;
        2. Salvar como ICMS Substituição
        Exemplo: Salvar como ICMS Retido.
      5. Veja maiores informações em ICMS Retido como ICMS ST na Importação de NF por XML;
      6. Clique em Ok;
      7. Repita o processo para todas as naturezas de operação do fornecedor em questão a serem importadas;
    15. Selecione o próximo Item
      Exemplo: Tipo de Cobrança
    16. Clique no botão Inclui;
    17. Na tela De/Para Alteração informe:
      1. Campo De: digite a descrição do tipo de cobrança descrito no XML do fornecedor;
        Exemplo: Nulo
      2. Campo Para: localize na tela de pesquisa o tipo de cobrança armazenado no Sispetro que se refere ao tipo de cobrança;
        Exemplo: BO - Boleto
      3. Clique em Ok;

      4. Repita o processo para todas as naturezas de operação do fornecedor em questão a serem importadas;

        A situação acima pode de fato ocorrer. A Petrobrás não há tipo de cobrança, e no layout da Futura há os dois campos. O tipo de cobrança (assim como a transportadora) são informações importante para o sistema, sendo necessário que essas informações sejam salvas, porque alguns processos internos do sistema dependem delas. Para contornar essa situação, o usuário deve criar um "De" nulo. O Sispetro entenderá que toda a vez que não tiver essa informação no arquivo, para a tipo de cobrança, o sistema deve importar como tipo de cobrança BO - Boleto. Esse procedimento pode ser feito para todos os itens do "De/Para", caso haja necessidade. Apenas o campo "De" poderá ficar em branco.

        Não será permitido o cadastro de mais de um registro para o mesmo Item usando um DE igual.

    18. Selecione o próximo Item
      Exemplo: Vendedor
    19. Clique no botão Inclui;
    20. Na tela De/Para Alteração informe:
      1. Campo De: digite a descrição do vendedor descrito no XML do fornecedor;
        Exemplo: Nulo
      2. Campo Para: localize na tela de pesquisa o vendedor armazenado no Sispetro que se refere a ;
        Exemplo: BO - Boleto
      3. Clique em Ok;
      4. Repita o processo para todas as naturezas de operação do fornecedor em questão a serem importadas ;

 

Por meio deste painel, o usuário definirá os parâmetros de transformação para o Produto, Natureza de Operação, Tipo de Cobrança, Vendedor, Transportadora, Frota e Tabela de Preço. Todos os itens devem ser configurados, independente do layout que esteja sendo usado para a importação.

 

Vale lembrar que as informações aqui cadastradas irão influenciar no processo final de importação. O cadastramento não correto pode fazer com que o sistema importe informações erradas ou até mesmo não importe.

 

Inclusão de De/Para:

Para a inclusão de um De/Para, o usuário deve escolher o item através do campo Item e clicar no botão .

O sistema abrirá a tela para inclusão do "De" e "Para", sensível ao contexto do item selecionado onde :

De: O código que vem do arquivo - O.DIESEL AUT. INTERIOR(B) (Descrição do produto no arquivo Petrobrás, por exemplo).
Para: 03 - Oleo Diesel B - Código dentro do Sispetro.

Em qualquer item do "De/Para", o usuário pode utilizar a tela de pesquisa quando for cadastrar o "Para", se isso for necessário.

Basta posicionar o cursor no campo "Para" e teclar <ENTER>. Lembre-se que o campo "Para" tem que estar em branco.
Para confirmar a inclusão, o usuário deve clicar no botão .

O sistema retorna para o painel "De/Para Itens", mostrando o item salvo.

Esse processo deve ser repetido para todos os itens (Produto, Natureza de Operação, Tipo de Cobrança, Vendedor, transportadora, Frota, Tabela de Preço). Apenas o item Natureza de Operação difere dos demais itens no momento do cadastro, pelo fato do usuário ter que cadastrar além do "De" e "Para", o tipo de Nota Fiscal ao qual se refere aquela natureza de operação.

 

Para mais detalhes sobre o campo ICMS Retido encontrado na edição do De/Para da Natureza de Operação, veja o tópico ICMS Retido como ICMS ST na Importação de NF por XML

 

O tipo de Nota Fiscal (Complemento Preço/Imposto, Devolução de Clientes, Devolução p/ Fornecedor, Outras Entradas, Outras Saídas, Venda), deve ser selecionado através do campo "Tipo NF", sendo extremamente importante uma vez que algumas validações serão aplicadas a determinados tipos de nota, além é claro de definir para o arquivo como será realizada a conferência do Emitente e Destinatário

Exemplo: Para Notas onde a Natureza de Operação estiver com o Tipo "Entrada" o Emitente será o fornecedor e o Destinatário a filial, enquanto que para as Notas onde a natureza de operação estiver como o tipo "Saída" o Emitente será a filial e o Destinatário o Cliente.


Excluindo e Editando um De/Para:

Para Excluir qualquer item do De/Para, o usuário deve se posicionar sobre o registro e clicar no botão:

O sistema solicitará uma confirmação de exclusão, antes de apagar o registro:

O usuário clicando no botão "Yes" o registro será apagado, caso contrário, o sistema volta para o painel "De/Para Itens".

Para Editar o registro, o usuário deve seguir o mesmo procedimento, posicionando sobre o registro e clicando no botão:

O sistema abrirá a tela de alterações, onde o usuário poderá alterar as informações.

Configurando "De" como Nulo ou Branco:

Nos arquivos importados, algumas informações podem não vir preenchidas, até por não fazerem parte do layout.

Exemplo:
No layout da Petrobrás não há tipo de cobrança e nem transportadora, no layout da Futura há os dois campos, mais não necessariamente podem estar preenchido.

O tipo de cobrança e a transportadora são informações importante para o sistema, sendo necessário que essas informações sejam salvas, porque alguns processos internos do sistema dependem delas. Para contornar essa situação, o usuário deve criar um "De" nulo:

Na tela acima, o sistema entenderá que toda a vez que não tiver essa informação não arquivo, para a tabela de preço, o sistema deve importar como tabela de preço 01 - Geral. Esse procedimento pode ser feito para todos os itens do "De/Para", caso haja necessidade. Apenas o campo "De" poderá ficar em branco.

 

Importante:
Não será permitido o cadastro de mais de um registro usando um "De" igual.

Exemplo: De "GASI" Para "03" e De "GASI" Para "05"

O usuário deve ter muita atenção no momento de cadastrar a descrição dos itens do "De/Para", campo "De". Dependendo do arquivo a ser importado, os campos podem estar em código, porém, outros arquivos podem ter esses mesmos campos descritos em palavras, o que torna o processo de importação mais sensível no momento de comparar a informação do arquivo com a informação do item do "De/Para".

 

Exemplo:
Editando um arquivo texto pelo bloco de notas, a posição que trás o produto, tem como valor "O.DIESEL AUT. INTERIOR(B)".
Para esse caso, o usuário precisa ter atenção redobrada para cadastrar o campo "De" nos itens do De/Para. Note que no arquivo há um espaço entre a palavra "AUT." e a palavra "INTERIOR(B)", esse detalhe faz com que o sistema veja diferença entre a frase escrita no arquivo e a frase escrita no item do De/Para - campo "De", se o usuário escrever "O.DIESEL AUT.INTERIOR(B)" sem o espaço, não localizando o produto em questão e invalidando a importação da Nota Fiscal.

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