Muitas distribuidoras recebem um número muito grande de notas fiscais que precisam ser digitadas no Sispetro. O processo mais rápido é a importação de Notas Fiscais. Antes a importação trabalhava com arquivos de texto. Mas agora com a Nota Fiscal Eletrônica, é preciso importar o XML. Porém, no Sispetro, as configurações são diferentes para arquivos texto e arquivo XML. É ai que surge a dúvida: O que fazer? Como configurar? O que devo configurar?
Com base nestas dúvidas, elaboramos este roteiro para auxiliar nossos usuários a configurar o que é preciso para importação de XML no Sispetro.
Vamos dividir por etapas! Então, mãos a obra!
Manutenção de Importação de Dados
Ferramentas > Importação Dados > Manutenção Importação de Dados- Nesta tela é onde os layouts são definidos. Porém, é um recurso que não permite a inclusão por parte do usuário, somente a Futura possui permissão. Isto porque, a definição dos layouts depende muito das tabelas e campos disponíveis e necessários para importação. Na medida que novos layouts são desenvolvidos, eles serão incluídos automaticamente pela FUTURA.
- Mas existem algumas configurações que podem ser alteradas pelo usuário. Vejamos algumas:
- Campo Path Arquivo Layout: Definição do diretório onde se encontra o arquivo referente ao layout de importação. Cada registro de importação possui um arquivo de layout, que pode ser conferido pelo campo Arquivo Layout. O sistema depende desses arquivos para executar as importações de forma correta.
Importante:- Estando preenchido corretamente, o sistema procurá os arquivos no caminho indicado;
- Não preenchido, o sistema procurá os arquivos no mesmo diretório do executável.
- Campo Máscara de Diretório: tem a função de indicar para o usuário o tipo de arquivo que será importado para o registro que está sendo configurado, para facilitar a localização do arquivo, no caso de existir outros tipos de arquivos dentro do mesmo diretório.
- Veja maiores informações em Manutenção Importação de Dados.
- Campo Path Arquivo Layout: Definição do diretório onde se encontra o arquivo referente ao layout de importação. Cada registro de importação possui um arquivo de layout, que pode ser conferido pelo campo Arquivo Layout. O sistema depende desses arquivos para executar as importações de forma correta.
- O padrão para Importação de XML é NOTA FISCAL - LAYOUT NFE
Manutenção De/Para
Ferramentas > Importação Dados > Manutenção De/Para- Os XML's que as empresas recebem para importar no Sispetro possuem informações diferentes dos dados armazenados no Sispetro.
Exemplo: Nota Fiscal de Gasolina A da Petrobras vem descrita como GASO-A, já no Sispetro o mesmo produto Gasolina A possui o código 05 descrito como Gasolina A. - É preciso configurar o Sispetro para que interprete as informações recebidas da forma correta. Sendo assim, é preciso definir parâmetros de transformação através da tela Manutenção De/Para. Vejamos o que fazer!
- Primeiramente verifique as informações necessárias para a importação de XML;
- Produtos
- Natureza de Operação
- Tipo de Cobrança
- Vendedor
- Transportadora
- Frota
- Tabela de Preço
- Tipo de Documento
- Série Nota Fiscal
- Agora, acesse a tela Manutenção De/Para;
- Clique em + para incluir um novo de/para;
- Crie um nome para o De/Para, e preencha em Descrição na aba Detalhes. Sugestão: XML - Fornecedor A;
- Clique em Ok;
- Selecione, na aba Navegação, a linha referente ao De/Para criado no item f, e acesse a aba De/Para Itens;
- Selecione o primeiro Item
Exemplo: Produto - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe os campos:
- Campo De: digite o nome (código) do produto descrito no XML do fornecedor;
Exemplo: GASO-A - Campo Para: localize na tela de pesquisa o produto armazenado no Sispetro que se referente ao produto da nota fiscal;
Exemplo: 05 - Gasolina A - Clique em Ok;
- Repita o processo para todos os produtos do fornecedor em questão a serem importados;
- Campo De: digite o nome (código) do produto descrito no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Natureza de Operação - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição da natureza de operação descrito no XML do fornecedor;
Exemplo: Compra de Gasolina A - Campo Para: localize na tela de pesquisa a natureza de operação armazenada no Sispetro que se refere a natureza de operação;
Exemplo: C03 - Compra de Gasolina A (DE) - Informe o Tipo NF, podendo ser:
- Complemento Preços/Impostos
- Devolução de Cliente
- Devolução p/ Fornecedor
- Outras Entradas
- Outras Saídas
- Vendas
- Compras
- Informe sobre o ICMS Retido, podendo ser:
- Salvar como ICMS Retido;
- Salvar como ICMS Substituição
- Veja maiores informações em ICMS Retido como ICMS ST na Importação de NF por XML;
- Clique em Ok;
- Repita o processo para todas as naturezas de operação do fornecedor em questão a serem importadas;
- Campo De: digite a descrição da natureza de operação descrito no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Tipo de Cobrança - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição do tipo de cobrança descrito no XML do fornecedor;
Exemplo: Nulo - Campo Para: localize na tela de pesquisa o tipo de cobrança armazenado no Sispetro que se refere ao tipo de cobrança;
Exemplo: BO - Boleto - Clique em Ok;
Repita o processo para todos os tipos de cobrança deste fornecedor em questão a serem importados;
A situação acima pode de fato ocorrer. A Petrobrás não há tipo de cobrança, e no layout da Futura há os dois campos. O tipo de cobrança (assim como a transportadora) são informações importante para o sistema, sendo necessário que essas informações sejam salvas, porque alguns processos internos do sistema dependem delas. Para contornar essa situação, o usuário deve criar um "De" nulo. O Sispetro entenderá que toda a vez que não tiver essa informação no arquivo, para a tipo de cobrança, o sistema deve importar como tipo de cobrança BO - Boleto. Esse procedimento pode ser feito para todos os itens do "De/Para", caso haja necessidade. Apenas o campo "De" poderá ficar em branco.
Não será permitido o cadastro de mais de um registro para o mesmo Item usando um DE igual.
- Campo De: digite a descrição do tipo de cobrança descrito no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Vendedor - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição do vendedor descrito no XML do fornecedor;
Exemplo: Nulo - Campo Para: localize na tela de pesquisa o vendedor armazenado no Sispetro que se refere ao vendedor ;
Exemplo: 01 - Geral - Clique em Ok;
- Repita o processo para todos os vendedores deste fornecedor em questão a serem importados;
- Campo De: digite a descrição do vendedor descrito no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Transportadora - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição da transportadora descrita no XML do fornecedor;
Exemplo: Nulo - Campo Para: localize na tela de pesquisa a transportadora armazenada no Sispetro que se refere a transportadora;
Exemplo: 00015 - Transportadora A - Clique em Ok;
- Repita o processo para todas as transportadoras deste fornecedor em questão a serem importadas;
- Campo De: digite a descrição da transportadora descrita no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Frota - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição do frota descrito no XML do fornecedor;
Exemplo: ABC1234 - Campo Para: localize na tela de pesquisa o frota armazenado no Sispetro que se refere ao frota;
Exemplo: 32 - ABC-1234 - Clique em Ok;
- Repita o processo para todos os frotas deste fornecedor em questão a serem importados;
- Campo De: digite a descrição do frota descrito no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Tabela de Preço - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição da tabela de preço descrita no XML do fornecedor;
Exemplo: Nulo - Campo Para: localize na tela de pesquisa a tabela de preço armazenada no Sispetro que se refere a tabela de preço;
Exemplo: 01 - Geral - Clique em Ok;
- Repita o processo para todas as tabelas de preço deste fornecedor em questão a serem importadas;
- Campo De: digite a descrição da tabela de preço descrita no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Tipo de Documento - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição do tipo de documento descrito no XML do fornecedor;
Exemplo: Nulo - Campo Para: localize na tela de pesquisa o tipo de documento armazenado no Sispetro que se refere ao documento;
Exemplo: 01 - Nota Fiscal Compra - Clique em Ok;
- Repita o processo para todos os tipos de documentos deste fornecedor em questão a serem importados;
- Campo De: digite a descrição do tipo de documento descrito no XML do fornecedor;
- Selecione o próximo Item
Exemplo: Série Nota Fiscal - Clique no botão Inclui;
- Na tela De/Para Alteração informe:
- Campo De: digite a descrição da Série da nota fiscal descrita no XML do fornecedor;
Exemplo: Nulo - Campo Para: localize na tela de pesquisa a série de nota fiscal armazenada no Sispetro que se refere a série;
Exemplo: ENT - 1 - Clique em Ok;
- Repita o processo para todos os vendedores deste fornecedor em questão a serem importados;
- Campo De: digite a descrição da Série da nota fiscal descrita no XML do fornecedor;
- Selecione o primeiro Item
- Todos os De/Para foram criados corretamente? Não? Veja maiores informações em 2. Manutenção De - Para - NFs. Tudo ajustado? Então, vamos ao próximo passo!
- Os XML's que as empresas recebem para importar no Sispetro possuem informações diferentes dos dados armazenados no Sispetro.
Manutenção de Processos
Ferramentas > Importação Dados > Manutenção Processos- O Sispetro precisa ter as informações de Layout e De/Para juntas para efetuar a importação. A ideia da tela de Processos é juntar as informações para que o usuário final não altere as informações já cadastradas. Vejamos o que deve ser feito.
- Acesse a tela Manutenção De/Para;
- Clique em + para incluir um novo processo;
- Vincule o layout de importação criado no item 1 informando no campo Importação ao De/Para criado no item 1, informando no campo De/Para;
- Clique em Ok.
- Veja maiores informações em 1. Manutenção de Processos - NFs.
Importação NF
Ferramentas > Importação Dados > Importação NF- Agora iremos ao processo final: a importação dos XML's! Para executar esse passo é importante ter os itens 1, 2 e 3 configurados corretamente.
- Acesse a tela Importação NF;
- Informe no campo Processo o processo criado no item 3;
- Informe o Depósito que receberá o estoque do produto informado na nota fiscal;
- Informe a Data de Movimento das NFs, podendo ser:
- Data de Movimento informada no Arquivo
- Data Atual
- Data Fixa: este abrirá um campo com a data a ser digitada.
- Observe que no quadro Configurações do processo selecionado, os campos Importação e De/Para já estarão preenchidos e sem possibilidade de alteração.
- Clique em Atualizar
- Agora iremos ao processo final: a importação dos XML's! Para executar esse passo é importante ter os itens 1, 2 e 3 configurados corretamente.