A empresa começa no SisPetro com um determinado Plano de Contas, mas é normal, geralmente no início de um novo ano, ela resolver trocar a disposição das contas. Até temos ferramentas que propiciam isso, porém, no caso de emitir relatórios dos anos anteriores, vale a disposição atual. Por esse motivo foi implementada a Manutenção de Códigos Estendidos, onde a ideia é que cada conjunto de códigos estendidos sejam salvos para um determinado período.
De uma forma geral, a solução para permitir que uma conta tem Código Estendido diferenciado por período seria:
- Na tabela Plano Contas Real teremos o Plano de Contas base. Ele será utilizado até o mês anterior ao primeiro Conjunto de Código Estendido criado. Se a empresa quer modificar o Plano de Contas pela primeira vez em Janeiro de 2017, o Plano de Contas que ela tem será utilizado para dados até Dezembro de 2016.
Tanto o Plano de Contas base, como os novos Conjuntos de Códigos Estendidos deverão ter a mesma máscara de Plano de Contas. Através da máscara que temos o número de dígitos e o agrupamento de contas.
O que está sendo oferecido é que contas possam estar em posição diferente no Plano de Contas em períodos diferentes.
Para saber como alterar a máscara do Plano de Contas base, veja Troca de Máscara do Plano de Contas.
- Uma conta é salva/identificada nas movimentações através do código reduzido, que não irá mudar. Cada conta poderá ter vários códigos estendidos, um para cada período, conforme o Conjunto de Código Estendido. Para períodos em que a conta não terá alteração, basta repetir o código estendido do período anterior. Veja um exemplo na figura abaixo
- O Conjunto de Código Estendido do Plano de Contas é a cópia do Plano de Contas base, porém identificando para cada código reduzido qual o código estendido utilizará.
- Sempre que for incluído um Conjunto de Códigos Estendidos, o mesmo só terá validade após ser processado. Enquanto não é processado o usuário poderá alterar o código estendido de cada conta calmamente, em etapas. Só no processamento que serão validadas as inconsistências e duplicidades.
- Para grupos de contas com muitas contas analíticas (como contas de Clientes e Fornecedores), basta alterar o código estendido da conta sintética e pedir para replicar nas contas analíticas.
A utilização de um determinado Conjunto de Código Estendido conta a partir do Mês/Ano de início dele até o Mês anterior ao próximo Conjunto cadastrado (e processado).
Se tivermos os seguintes Conjuntos de Códigos Estendidos:
Sequencial Mês/Ano Início Processado? 1 01/2017 
2 06/2017 
3 01/2018 Ao emitir um relatório para 05/2016, será utilizado o Plano de Contas base (da tabela Plano Contas Real)
Para 04/2017, será utilizado o Conjunto do Sequencial 1, válido a partir de 01/2017.
Para 07/2017, continuará utilizando o Conjunto do Sequencial 1, válido a partir de 01/2017, pois o sequencial 2 de 06/2017 ainda não foi processado.
Para qualquer data a partir de 01/2018 será utilizado o Conjunto do Sequencial 3.
Nos relatórios contábeis, conforme o período informado, o Sispetro utilizará o Plano de Contas base ou um determinado Conjunto de Código Estendido.
Não serão utilizados mais de um Conjunto de Código Estendido numa emissão de relatório. Por exemplo, se houver um Conjunto para o ano de 2018 e outro para o ano de 2019, caso o relatório abranja meses dos dois anos, o Sispetro optará por um deles para exibir/agrupar as contas pelos códigos estendidos. Veja o critério utilizado em cada relatório contábil.
Para utilizar esse recurso, em SisPetro Controladoria, menu Ferramentas, Manutenção de Códigos Estendidos:
Configurações
Sistema
O perfil de sistema Utiliza Múltiplos Códigos Estendidos é marcado AUTOMATICAMENTE a partir do momento que inclui dados através da tela de Manutenção de Códigos Estendidos e processe as alterações - botão PROCESSA.
Usuário
No perfil de usuário deve ser habilitado os perfis nos quais o usuário terá acesso, podendo dar permissão para incluir, alterar, excluir e processar .
Grid
Aba Período
Na aba Período são exibidos os dados básicos da Manutenção de códigos estendidos, contendo o Mês/Ano de Destino, a data de inclusão, usuário de inclusão, status, Data de Processamento e o usuário de processamento.
Na tela de manutenção de códigos estendidos podemos incluir diversos Conjuntos de Códigos Estendidos, identificando o Mês/Ano de início de cada um deles, e por meio do grid ir selecionando e trabalhando com o período desejado.
Aba Contas
Através da aba Contas é possível visualizar as contas do Plano de Contas e seus respectivos códigos estendidos para esse Conjunto. Os códigos estendidos apresentados já são os códigos alterados na edição de código estendido.
Inclusão
Ao acionar o botão Inclui será apresentada a tela de inclusão de códigos estendidos, onde o usuário irá informar o Mês/Ano Base e o Mês/Ano de destino.
Mês/Ano Base: Nesse campo iremos informar o Mês/Ano Base para os códigos estendidos, com base nesse campo que teremos a base dos códigos estendidos. Na primeira inclusão o campo virá em branco e a base será o código atual do Plano de Contas.
Mês/Ano Destino: Nesse campo é informado o Mês/Ano de Destino que será adotado para esse novo Conjunto. Sendo assim o Conjunto de Contas será utilizado a partir da data informada nesse campo. Não é possível ter mais que um Conjunto para um mesmo Mês/Ano Destino.
Máscara Base: Nesse campo o sistema apresenta a máscara do plano de contas atual.
Máscara Nova: Nesse campo é informada a nova máscara para o plano de contas. No exemplo acima, foi incluído um nível de contas, com dois dígitos e a máscara passou de A.B.C.DE.FFFFFF para A.B.C.DE.GH.FFFFFF.
Inclusão de Contas Sintéticas
:
Informe os dados da nova conta, selecionando a opção "Conta Sintética" e clique em OK. Se desejar mais informações, acesse Tabela de Plano de Contas Controladoria.
Alteração
Após incluir um Conjunto de Códigos Estendidos e as novas contas sintéticas, é necessário alterar o código estendido das contas para que a ordenação fique correta.
Ao fim desse trabalho é fundamental Processar para que esse Conjunto de contas passe a ser utilizado para o período informado em Mês/Ano destino.
Para realizar a alteração das contas, basta selecionar no grid principal o Conjunto de Contas desejado e acionar o botão Altera.
Após acionar o botão Altera, será apresentada a tela abaixo, onde serão listadas todas as contas.
Altera Mês/Ano: Ao acionar o botão Altera Mês/Ano, o campo referente ao Mês/Ano Destino ficará habilitado possibilitando alterar. A regra é a mesma que a da inclusão, não permitindo incluir um Conjunto para um Mês/Ano já cadastrado no sistema.
Traz Dados: Ao acionar esse botão serão trazidos os códigos estendidos originais até o último salvamento.
Altera: Ao acionar o botão Altera será exibida a tela de Alteração de Código Estendido para a conta posicionada. Na tela de alteração serão exibidos o Código Estendido Base da conta (baseado no código válido para o Mês/Ano Base) e o Código Estendido Destino, que ficará habilitado para edição do novo código estendido.
Replica nas Contas inferiores: O botão replica nas contas inferiores, serve para replicar a alteração realizada em uma conta do tipo sintetica para as contas inferiores.
Esse recurso é muito útil em contas sintéticas com muitas contas analíticas abaixo delas e que permanecerão na mesma estrutura!
Salva: Ao acionar o botão Salva, serão salvas as alterações realizadas na tela.
Fechar: Fecha a tela de alteração de código estendidos.
Legenda: Ao acionar o botão legenda serão apresentadas as legendas (negrito indica que a conta é sintética)
Finalizando a alteração - Processa
Após realizar a alteração dos códigos das contas, basta selecionar na manutenção de Códigos Estendidos o conjunto desejado para efetivação, e acionar o botão Processa.
Será exibida uma mensagem de confirmação de processamento do Conjunto de Códigos Estendidos.
Só é possível concluir o processamento de Conjunto de Códigos estendidos que se encontram como Pendente. Aqueles já processados não poderão ser processados novamente.
Cancelando um processamento
Caso haja a nescessidade de cancelar uma operação que já foi processada, basta acionar o botão Reverte.
Após acionar a opção de reverter o Sispetro irá questionar o usuário se realmente deseja reverter, e em caso de confirmação deixará o Conjunto de Códigos Estendidos pendente novamente, podendo ser alterado novamente ou até mesmo excluído. Ao reverter um Conjunto de Códigos Estendidos o mesmo não será mais utilizado nos relatórios.
Tabela Plano de Contas
Também é possível visualizar os códigos estendidos de uma conta através da aba Estendido na tabela de Plano de Contas.
Relatórios
Ao finalizar o processamento já é possível emitir os relatórios com os novos códigos estendidos.
De acordo com o período do relatório a ser emitido, o Sispetro encontrará o código estendido correspondente e os relatórios Razão, Balanço, Balancete e Diário apresentarão o código estendido.
É importante lembrar que, a partir do processamento dos novos códigos estendidos, o período da emissão dos relatórios deve ser em função da data inicial deste período. Não é recomendado emitir um relatório com um período que contemple dois ou mais códigos estendidos diferentes, pois os resultados podem ser afetados.
Na emissão do Razão, caso seja informado um período e um intervalo de contas, ao alterar este período para nova emissão - sem sair da tela, deve-se definir novamente o intervalo de contas.