Um pedido de vendas, após aprovado pelas áreas encarregadas (Vendas, Financeiro e Transporte), fica disponível para ser faturado na tela de Pedidos Aprovados e não Faturados. Para acessar essa tela, basta localizar o menu Consulta / Pedidos Aprovados para Faturamento.
Pode-se localizar o pedido, pelo numero, data ou razão social da entidade, clicando na coluna correspondente. Ao clicar na coluna, o cursor se posiciona no campo "Pesquisa", aguardando a digitação de um valor. O sistema fará a procura por essa coluna.
Após selecionar um pedido da lista, o usuário deve emitir uma Ordem de Carregamento clicando no Botão Faz OC (Ordem de Carregamento).
Lembrando que para Pedido de Venda Direta, o sistema não emite ordem de carregamento.
O sistema irá restringir a emissão de ordem de carregamento caso a empresa esteja configurada para ter um prazo permitido para o faturamento. Sendo assim, deve-se configurar o perfil:
Este perfil está em Ferramentas/ Sistemas/ aba Vendas/ quadro Aprovação de Vendas.
Assim, ao definir um Prazo para faturamento após aprovação (em dias), o sistema irá verificar na emissão da OC se está dentro do prazo permitido. Caso não esteja, emitirá uma mensagem informando a data da aprovação do pedido, a quantidade de dias permitidos e a quantidade de dias excedidos, conforme exemplo abaixo:
Nos pedidos de venda normais, para que seja exibida a tela abaixo, o sistema verifica:
- Se a entidade tem algum impedimento (bloqueios, cnpj inválido, etc) para a emissão da OC. Essa verificação também é feita no momento da emissão do Pedido de Venda, porém se o impedimento for posterior à emissão do pedido, a OC não poderá ser feita.
- Se o perfil da empresa, painel Ordem Carregto - "Não permite OC se não tiver carga definida, estiver marcado, ou seja, exigir que haja carga definida para a emissão da OC, o sistema só emitirá a OC se houver carga fechada para o pedido. Vide detalhes em Controle de Carga.
- É nesse momento que, caso a transportadora/frota utilizados no pedido de venda tenham algum controle com data próxima ao vencimento e o sistema esteja configurado para tanto (veja mais em Tabela Controle de Vencimentos Frota) vai ser exibido o aviso desse evento, como indica a imagem abaixo:
Note que algumas informações do pedido são exibidas, faltando apenas os itens, que deverão ser mostrados após confirmar o número do pedido (campo pedido).
Incluir ou confirmar os itens da Ordem de Carregamento informando Código do Produto, Descrição Completa, Quantidade, Frete Padrão p/ litro, Frete Real p/ Litro e Frete Total.
É possível informar o fator de conversão durante a inclusão da OC, para isso é preciso configurar o perfil de Usuário em Perfil > aba Carregamento > Informa Unidade de Medida do Produto na OC.
Com este perfil marcado, dois novos campos estarão disponíveis junto aos itens da OC, sendo eles:
- Unidade de Medida: sempre será sugerida a Unidade cadastrada no PMM. Caso não tenha PMM, será sugerida a unidade cadastrada para o Produto, onde somente uma das cadastradas para o produto será aceita.
- Fator de Conversão: sempre será sugerido conforme a unidade de medida informada.
Caso o perfil de usuário citado esteja marcado, será obrigatório a digitação da Unidade de Medida e do Fator de Conversão com valores válidos.
Antes de finalizar a OC (Ordem de Carregamento), o usuário pode definir a quantidade de produto para cada compartimentação do caminhão, clicando no botão Compartimentação. Para distribuição de produtos na compartimentação da OC, vide tópico Compartimentação de OC.
Após o preenchimento correto das compartimentações acione o botão OK para finalizar. O Sistema retorna à tela anterior, devendo ser acionado novamente o botão OK para finalizar.
Quando a OC for do tipo:
Carga Própria: habilita o campo Informa Pedido Mov.Mat. e o botão para Calcular o Fator de Conversão(ao lado direito do campo Observação), e pode ser criada a oc de entrada na empresa de destino isto é opcional.
Descarga Própria: habilita o campo Informa Pedido Mov.Mat. e o botão para Calcular o Fator de Conversão(ao lado direito do campo Observação). Esta oc deve ser utilizada em entradas onde não é necessário informar um deposito de origem.
Transferência entre Depósitos: habilita o campo Informa Pedido Mov.Mat.
Descarga de Terceiros: habilita o botão para Calcular o Fator de Conversão (ao lado direito do campo Observação).
Fila Automática na Portaria de Entrada: Pega Fila automaticamente ao receber NF de Entrada. Vide tópico Fila Automática na Portaria de Entrada
Campos Informação para Portaria e Observação: informe nesses campos, caso queira, qualquer informação adicional.
Ao finalizar a Ordem de Carregamento, o sistema permite ao usuário imprimir ou não a OC.
Em seguida o sistema retornar a tela de Pedidos Aprovados e não Faturados:
Caso deseje consultar a OC que acabou de ser feita selecione o painel OC's Pedido. Por esse painel pode-se também imprimir novamente a OC, vide tópico específico Impressão de OC, cancelar a mesma, cancelar Fila e alterar Compartimentação.
Para consultar e obter maiores informações acesse o tópico Manutenção de Ordem de Carregamento.
Para retornar ao Menu principal acione o botão OK
- Armazenagem Automática.
Ao fazer uma venda para uma congênere, na Ordem de Carregamento de Venda, há a opção de fazer a remessa de armazenagem automaticamente. Para maiores informações ver em Remessa para Armazenagem Automática
Para isto, é necessário indicar na tela de clientes, aba Cadastro Detalhado, que tipo de Armazenagem Automática o cliente deve ser configurado. Mais detalhes em Cadastro Detalhado (Clientes).