A inclusão de uma cotação pode ser acionada por as seguintes telas:
- Manutenção de Cotações, pelo botão Incluir
- Busca de Produtos para Cotação
- Menu Movimentação/ Movimentação de Material/ Cotação/ Inclusão de Cotação
Nessas duas maneiras, a mesma tela é acionada.
Para incluir uma cotação é necessário informar:
- Status: Informar qual o Status da cotação
- Cotação para envio a fornecedor: A cotação ficará com Status 7. na Manutenção de Cotações
- Aguardando recebto informações fornecedor: Cotação ficará com Status 8, na Manutenção de Cotações
- Para escolha da melhor cotação: Cotação ficará com Status 9, na Manutenção de Cotações
- Veja o Fluxo em Manutenção de Cotações, cada Status representa um passo para a aprovação da Cotação.
- "Informa Fornecedor Cadastrado?" ou "Fornecedor": O usuário pode escolher se deseja informar um fornecedor já cadastrado no SisPetro, ou digitar o nome do Fornecedor.
Caso o usuário informe um fornecedor já cadastrado no SisPetro, os campos "Fornecedor", "Contato", "E-mail" e "Telefone" serão preenchidos automaticamente com o que estiver no Cadastro de Fornecedores
- Informa Condições de Pagamento Cadastrado? ou Condição de Pagamento: É o mesmo caso acima, caso a condição de pagamento negociada para a cotação já esteja cadastrada no SisPetro, marcar a opção "Informa Condições de Pagamento Cadastrado?", se não for cadastrada digitar no campo "Condição de Pagamento"
- Contato: Informar o nome da pessoa com quem esta negociando, esta cotação.
- E-mail: Caso seja informado um Fornecedor cadastrado no SisPetro, e este estiver com o e-mail cadastrado, o este campo será preenchido automaticamente. Caso contrário informar o e-mail do fornecedor.
- Telefone: O mesmo caso acima, se o Fornecedor estiver cadastrado no SisPetro o campo Telefone será preenchido automaticamente, caso contrário é preciso informar.
- Validade da Cotação: O usuário pode ou não informar a validade desta cotação. É um dado interno para a empresa, podendo ser desnecessário em alguns casos.
- Setor de Compras: Informar o setor que é responsável pela compra da mercadoria.
- Observações e Observações Internas: É um espaço para caso o usuário deseje registrar alguma informações importante inerente a cotação. Podem ser visualizadas em Manutenção de Cotações aba Cotações
Essas informações sejam preenchidas elas serão transferidas para o PMM caso o usuário emita um PMM a partir dessa cotação.
Preencha os dados necessários e informe os itens através do Botão Incluir:
A partir da versão 8.22 foram invertidos os campos Preço Inicial e Preço Unitário a fim de facilitar a inclusão pelo usuário.
Qtde cotação: Quantidade solicitada pela empresa
Qtde Fornecedor: Quantidade que o fornecedor tem para a compra
Preço inicial: Preço negociado com o fornecedor, este campo é apenas para dados estatísticos, não se altera durante a negociação. É o preço Inicial requerido pela empresa.
Preço unitário: Preço passado pelo fornecedor conforme negociação, e é utilizado no PMM.
Será questionado se já deseja enviar a cotação por email ao Fornecedor. Caso seja optado pelo envio do email o status será mudado para 8 (Aguardando recebto informações do fornecedor). (Para que o email seja enviado corretamente, o serviço de email deve estar em pleno funcionamento no Sispetro, para mais detalhes veja o tópico Serviço de E-mail.
A partir da versão 8.12 não será possível incluir produtos repetidos na cotação.
A partir da versão 8.12 foi alterada a forma como é enviado este e-mail. Em algumas empresas há uma conta específica para enviar e-mails de cotações, então foi criada na aba "Compras", do perfil de Sistema uma maneira de vincular esta conta de e-mail. Veja mais informações em Painel Compras e Configuração de Conta de E-mail