Apuração de Valores de Fretes a Pagar pela Diferença via Fechamento de Estoque

Temos 3 cenários onde a apuração de valores de fretes pode ser feita:

• 1 - Empresas com base própria, que tem o volume descarregado no processo de Portaria do SisPetro

• 2 - Empresas que utilizam base própria de uma base parceira ou do grupo, que conseguiria ter acesso ao volume descarregado de forma mais padronizada
• 3 - Empresas que utilizam base de terceiros, recebendo relatórios diários sobre o volume efetivamente descarregado

Para que a apuração de valores de frete a pagar pelo fechamento de estoques é necessário, através da tela de fechamento de estoque escritural:

• Alterar as notas fiscais, informando a quantidade em litros da Tolerância permitida. Para mais informações, ver Fechamento de estoque, item Fechamento de Estoque Escritural.
• Fazer o fechamento de estoque de escritural e somente depois fazer a apuração do frete líquido.
• A diferença em Litros é feita pela Quantidade Ambiente menos a Quantidade 20c. Essa diferença é comparada com a quantidade da Tolerância informada na nota fiscal. Com base nessa comparação, é feita a verificação com as configurações do Depósito em Depósitos - Aba Dados Adicionais.
  • Quantidade Ambiente: volume programado
  • Quantidade 20c: volume descarregado
  • Tolerância: quantidade a ser comparada com a diferença entre quantidade ambiente e 20c e verificar se está dentro ou fora do limite. 

Configurações Gerais

Todas as configurações devem ser feitas na empresa que possui os fretes a serem pagos. Não precisam ser feitas na empresa quando é só armazenadora (utilizada no 2° cenário)

Definição do que deve ser apurado

No Depósito pode ser indicado o que deve ser apurado nas 3 situações possíveis de Diferença. Para mais informações, ver Depósitos - Aba Dados Adicionais.

• Valorização Diferença Frete
  
  
  • Volume descarregado maior que programado: pode não ser identificado como diferença (o valor do frete ficará como programado) ou calcular o frete pelo volume descarregado.
    
    
    • Exemplo da tela de alteração da nota no fechamento de estoques
      
      
      • Quantidade 20c (volume descarregado) é maior que Quantidade Ambiente (volume programado)
      • Tolerância é menor que a Diferença
        
        
  • Volume descarregado menor que o programado (Dentro do limite): pode não ser identificado como diferença (o valor do frete ficará como programado) ou calcular o frete pelo volume descarregado (valorizando esta diferença pelo valor unitário do frete).
    
    
    • Exemplo da tela de alteração da nota no fechamento de estoques
      
      
      • Quantidade 20c (volume descarregado) é menor que Quantidade Ambiente (volume programado)
      • Tolerância é maior que a Diferença: dentro do limite
        
        
  • Volume descarregado menor que o programado (Fora do limite): as opções são: deixar o valor do frete  como programado; calcular o frete pelo volume descarregado (valorizando a diferença total pelo valor unitário do frete) ou calcular o frete pelo volume descarregado descontando a diferença até o limite definido pelo valor do frete unitário.
    
    
  • Exemplo da tela de alteração da nota no fechamento de estoques
    
    
  • • • Quantidade 20c (volume descarregado) é menor que Quantidade Ambiente (volume programado)
      • Tolerância é menor que a Diferença: fora do limite
        
        
• Valorização Diferença Produto
  
  
  • Não calcular a diferença
  • Calcular a diferença pela quantidade total ou calcular a diferença pelo volume descarregado descontando a tolerância.
    
• Apura Diferença sobre Fretes da Origem em NF de Transferência
  • Marcar a opção caso queira apurar diferença de frete quando a origem é responsável. 

Configurações referentes à conversão de unidades de medidas diferenciadas

A apuração da diferença sempre é realizada em litros. Portanto, para a Diferença via Fechamento de Estoques não há qualquer necessidade de conversão de unidade, uma vez que os estoques no SisPetro são sempre em litros.

Configurações referentes a quem deve ser gerado o pré adiantamento quando o Volume descarregado é menor que o programado

No cadastro do Depósitos - Aba Dados Adicionais, no quadro Uso do Pré Adiantamento configurar se e para quem será o adiantamento. Caso seja para o Fornecedor, na Aba Observações quadro Apuração do Frete ele deve ser apontado como responsável

Configuração para facilitar a identificação dos Conhecimentos de Fretes Recebidos

Na Natureza de Operação utilizada para o lançamento do Conhecimento de Frete Recebido no SisPetro, como Nota de Outras Entradas, configurar:

• O  campo Tipo da Nota Fiscal como sendo Conhecimento em Dados Gerais (Painel Geral).
• Desmarcar o campo Gera Contas Pagar/Receber, na aba Dados Gerais (Painel Geral), pois o Contas a Pagar não será gerado a partir do Conhecimento e sim a partir da Manutenção de Frete.

Para mais informações, ver Vinculo automático CT-e e frete gerado e Manutenção de Importação de Notas Fiscais.

Configurações quanto à exigência de Apuração e Conhecimento para o Pagamento dos Fretes

Para evitar que o pagamento do frete seja feito antes que o Conhecimento de Frete seja lançado no SisPetro e devidamente apurado se há diferença ou não, necessário configurar na Configuração do Sistema aba fretes os perfis. Para mais informações, ver Painel Fretes.

• Fretes de Saída
  • Exige que o frete esteja vinculado ao Conhecimento?
    
• Fretes de Entrada
  
  • Exige que o frete esteja apurado?
    
  • Exige que o frete esteja vinculado ao Conhecimento?
    
    

Operacional

Feitas as configurações, periodicamente a Distribuidora precisará apurar as diferenças das descargas e depois valorizá-las.

• Para mais informações, ver help Manutenção de Frete.
  
  

Cálculo das Diferenças na Descarga

1 - Empresa tem base própria - Diferenças de Descarga Base Própria

A apuração da diferença de descarga deve ser feita pelo menu Movimentação / Base / Controle de Diferenças de Descarga. Serão verificadas todas as descargas de um determinado depósito e período, agrupando por Transportadora/Motorista e OC/Produto a diferença encontrada no processo de Portaria. Para mais informações, ver Controle de Diferenças em Descargas e Apuração de Valores de Fretes a Pagar por Diferenças de Descarga Base Própria.

2 - Empresa recebe o produto em uma base parceira ou do grupo

A cada descarga a ser feita, a Distribuidora deve avisar a base qual o código da empresa e o número da sua OC (a feita no seu banco de dados como Transferência entre Depósitos ou Descarga Própria). Com isso, a base, ao fazer a OC de Descarga de Terceiros, deve informar essas duas informações (aba Compl)

Periodicamente a base parceira deve fazer a apuração da diferença de descarga pelo menu Movimentação / Base / e, na sequência gerar um arquivo de exportação. Conterá o código da empresa e o número da OC da Distribuidora nesse arquivo.

A Distribuidora também utilizará a tela de Controle de Diferenças de Descarga, porém através do processo de Importação, indicando o arquivo recebido pela Base. Assim, terá a diferença encontrada em cada OC/Produto. Para mais informações, ver Importação/ Exportação de Diferenças de Descargas. Neste cenário, a empresa pode optar por apurar os valores de frete através do fechamento de estoque.

3 - Empresa utiliza base de terceiros

Para este cenário foi desenvolvido o recurso para apurar valores de frete através do fechamento de estoque. Pode também optar por montar um arquivo, seguindo o layout especificado, para então importar na tela de Controle de Diferença de Descargas. Para mais informações, ver Importação/ Exportação de Diferenças de Descargas. 

Lançamento do Conhecimento de Frete

Fazer a importação dos Conhecimentos de Frete recebidos, usando a Natureza de Operação configurada para esse fim. Com isso, o SisPetro verá no xml do CT-e as Notas Fiscais Referenciadas e já providenciará o vínculo com os fretes a pagar.

Apuração do Frete Líquido

Esse é o processo onde realmente saberemos quanto deve ser pago para cada frete. Na Manutenção de Fretes, através do botão Apuração o usuário informará o período. Para todos os fretes da empresa conectada e do período informado, teremos, conforme a opção configurada no Depósito - Depósitos - Aba Dados Adicionais, na opção Origem da Apuração de Frete de Entrada:

• Pela capacidade do caminhão (quantidade confirmada da OC). Para mais informações, ver Apuração de Valores de Fretes a Pagar pela Capacidade do Caminhão.
  
  
• Pela diferença de descarga base própria. Para mais informações, ver Apuração de Valores de Fretes a Pagar por Diferenças de Descarga Base Própria.
  • A necessidade de reconverter o valor do Frete Real (conforme indicado na Unidade de Medida do Produto). Para mais informações, ver Várias unidades de compra para um mesmo produto.
  • A verificação da Diferença encontrada no Controle de Diferenças de Descarga e consequentemente o valor a ser descontado/acrescido ao valor do Frete Real para chegarmos ao Valor do Frete Real Líquido. Para mais informações, ver Controle de Diferenças em Descargas.
    • A identificação da Diferença do Frete (a ser valorizada pelo Frete Unitário e o Fator indicado na Unidade de Medida do Produto). Para mais informações, ver Várias unidades de compra para um mesmo produto.
    • A identificação da Diferença do Produto/Excedente (a ser valorizada pelo Preço Unitário e o Fator indicado na Unidade de Medida do Produto). Para mais informações, ver Várias unidades de compra para um mesmo produto.

• Pela diferença de descarga via fechamento de estoque.

• A identificação se o Conhecimento de Frete já foi recebido (tanto para fretes de Entrada como de Saída)

Com isso, a Distribuidora pode, através da Manutenção de Fretes, selecionar os fretes por Transportadora e gerar um Contas a Pagar manual (via botão Pagto), já considerando o valor do Frete Real Líquido.

Para mais informações, ver Incluindo Apuração de Frete.