Esta tabela armazena os Clientes da Empresa, ou seja, as pessoas físicas e jurídicas que compram os produtos vendidos pela Empresa.
No Sistema há duas referências para Cliente:
- Cliente Comprador é o cliente que se responsabiliza com a compra do produto. Este cliente pode ser a holding ou o grupo corporativo que tem controle sobre o Cliente Faturado ou algum intermediário que compre da distribuidora e repasse diretamente para a revenda, fazendo com que a distribuidora fature diretamente para ela.
- Cliente Faturado é o cliente que constará na Nota Fiscal de Venda, ou seja, que será cobrado. Um Cliente pode ter três endereços distintos associados: endereço de cobrança, endereço de entrega e endereço de faturamento.
O sistema possui uma validação para evitar que uma entidade seja "compradora" ou uma "entidade faturada" no momento do pedido de vendas. Mais detalhes sobre essa configuração no tópico Cadastro Detalhado - campo "Situação Comprador".
Nesta tabela, estão incluídos todos os clientes, tanto os compradores como os clientes faturados. A distinção entre o cliente comprador e o cliente faturado se dá no momento da elaboração do pedido de venda, quando indicamos o cliente comprador e, para cada item, o cliente faturado do pedido. O Sistema faz automaticamente a separação no momento da elaboração da Nota Fiscal.
É importante salientar que o Sistema pode trabalhar de duas maneiras com relação aos clientes compradores x clientes faturados:
- Totalmente aberto: O vendedor é que define no momento da venda qual será o cliente comprador e qual serão os clientes faturados para o pedido.
- Controla cliente comprador: O Sistema só permitirá que o vendedor indique os clientes faturados pertencentes a determinado comprador ou grupo econômico ( ou o próprio comprador quando são a mesma entidade, isto é, cliente comprador = cliente faturado ). Esta amarração ( cliente pertencente a grupo econômico ) se dá no cadastro de clientes, onde se amarra cada cliente que pertença a uma rede de postos a esta rede fazendo com que o comprador seja ou o próprio posto ou o dono da rede.
O Sistema irá respeitar e controlar limite de crédito, condições de pagamento, etc, no momento da elaboração do pedido, do cliente comprador.
No cadastramento de um Cliente, devemos fazer sua associação com as seguintes tabelas do Sistema:
- Tabela de Preços de produtos que será utilizada para este cliente.
- Tabela Vendedores, de onde será selecionado o responsável pelos pedidos de venda.
- Tabela de Condições de Pagamento, condição de prazos que será dada ao cliente.
- Tabela de Tipos de Cobrança, de onde será selecionado o tipo adotado ao cliente: cheque, ordem pagamento, boleto bancário, ...
- Tabela Moedas, de onde será selecionada a moeda utilizada nas vendas ao cliente.
- Tabela Transportadoras, de onde será selecionada uma transportadora/motorista que fará a entrega dos produtos comprados.
- Tabela de Contas Contabeis, cada cliente deve possuir sua conta contábil, composta por um código conta fixo + código do cliente no Sistema.
- Tabela de Ramos de Atividade do cliente, utilizado na montagem dos relatórios relacionados ao DNC (Departamento Nacional de Combustiveis).
A tela de Clientes permite a manipulação do cadastro de Clientes. Para ativá-la, acione a partir do menu principal as opções - Arquivos / Clientes.
Na tela principal de clientes, painel Navegação, é possível incluir um Pedido de Venda a partir do botão Inclui Pedido, localizado na parte inferior da tela. Assim, o vendedor que estiver com a tela de clientes aberta e posicionada no cliente correto poderá iniciar o processo de venda sem a necessidade de abandonar essa tela. Rapidamente será acionada a tela de inclusão do pedido de venda com o código do cliente já preenchido. Também pode-se incluir uma Perda de Venda, ou seja caso o vendedor não consiga efetuar uma venda ele pode clicar no botão Inclui Perda de Venda e incluir a data e o motivo de não concluir a venda. Vide maiores detalhes no painel Perdas de Venda.
Os clientes apresentados neste painel de navegação sequem os critérios de visualização da Filtragem de Cliente por Vendedor-Filial.
O perfil Visualiza Clientes Inativos? (Disponível à partir da versão 7.3) permite que os clientes inativos sejam ocultos ou exibidos no grid. Esse perfil é definido por usuário sendo salvo automaticamente a cada modificação. Saiba como ativar ou inativar um cliente no tópico Ativando - desativando um Cliente.
A coluna de Status pode gerar alguma dúvida ou confusão com relação a esse perfil. Para melhor entendimento, veja o tópico Status do Cliente X Situação do cadastro Ativo - Inativo.
No tópico Situação Financeira x Saldo Cliente, há uma explicação mais detalhada sobre as informações que aparecem no quadro Situação Financeira.
A partir desse painel é possível emitir alguns relatórios do cadastro de clientes. Para isso, o usuário deverá ter permissão de impressão desse relatório. Essa permissão pode ser configurada através do menu Ferramentas / Usuário / Segurança, marcando a opção:
Para emitir a impressão, o usuário deve selecionar o clientes e clicar no botão "Imprime".
O sistema abrirá uma nova tela, onde o usuário deverá marcar quais os relatórios que deverão ser impressos: Dados Gerais, Referências Bancárias, Pendências Financeiras e Controle Acionário.
Após selecionar quais relatórios serão impressos, o usuário deve clicar no botão "Ok".
Para editar o layout do relatório, o usuário deve marcar o relatório que se deseja editar, e clicar no botão "Edita". Vale lembrar que há um perfil de usuário que permite ou não a edição do layout. Essa permissão deve ser configurada através do menu Ferramentas / Usuário / Painel Seguraça, perfil:
Para incluir um cliente novo, clique no botão de inclusão
O Sistema ativa a tela que permite o cadastramento dos dados do novo Cliente, painel Detalhes / Dados Gerais:
Esta é a tela com os Dados Gerais do Cliente. Deve ser cadastrado:
- Nome Usual - Nome que o cliente é conhecido
- Razão Social - Razão Social da entidade.
- Se Pessoa Física (desmarcado) ou Jurídica (marcado)
- Endereço - Rua ou avenida onde a empresa do cliente se localiza.
- Número - Número do prédio onde a empresa se localiza. Se não tiver numeração coloque S/N
- Complemento - Dados complementares do endereço
- CEP - CEP referente ao endereço da empresa
- Bairro - Local do município onde a empresa se localiza
- Cidade - Munícipio onde a empresa se localiza
- Estado - Estado onde a empresa se localiza
- País - País referente a localização da empresa.
- Telefone e Fax - Números de telefones da empresa.
- CNPJ / CPF - O sistema verifica o que foi marcado no campo "Pessoa Jurídica" e assume automaticamente o formato de CPF, caso seja pessoa física, ou CNPJ para pessoa jurídica. Podemos forçar a digitação e também validar esse campo, conforme o perfil localizado em Ferramentas/Sistema - painel Clientes
Vale lembrar que não é permitido o cadastro de duas entidades ativas com o mesmo CNPJ/CPF, a menos que uma delas esteja inativa e o perfil localizado em Ferramentas/Sistema - painel Clientes, esteja marcado.
- Inscrição Estadual / RG - o Sistema valida a lei de formação para a IE, que varia conforme a localização (estado). Utilize o RG quando for pessoa física, senão digite a Inscrição Estadual.
Igual ao campo CNPJ/CFP, pode-se forçar a digitação e validar a Inscrição Estadual, configurando o perfil da empresa localizado em Ferramentas/Sistema - painel Clientes.
Caso a empresa seja Isento de Inscrição Estadual o campo pode ser deixado vazio (Branco) ou preenchido com a palavra "ISENTO".
| Nota |
|---|
Durante a geração do Sintegra, quando a IE estiver em branco, no arquivo gerado, automaticamente será preenchido com ISENTO na posição da IE |
Este campo também é usado para cadastro de cliente que seja "Produtor Rural". Neste caso, deverá ser informado o CAD, que é o código referente ao cadastro deste cliente como produtor rural.
| Aviso |
|---|
OBS: Para quem usa o ambiente da Sefaz do estado de Minas Gerais, o CAD deverá ser antecedido da sigla "PR" (Produtor Rural ),antes de informar o referido código(CAD). |
Para adotar a mascara de inscrição estadual de cada estado, é necessário que o perfil localizado em Ferramentas/Sistema - painel Clientes esteja marcado.
As configurações citadas para validação de CNPJ/CPF e IE, são as mesmas tanto para clientes como para Fornecedores.
- Registro ANP: Número do Registro da entidade na ANP.
- Nome da pessoa de contato
- Vendedor: responsável pelas vendas - Acione a tecla <Enter> e selecione um registro da lista de vendedores que será exibida. Existe a opção de Controle de Vendedor por Filial, podendo informar mais de um vendedor por cliente em diferentes filiais, através do botão ao do campo vendedor.
- Código da Bandeira: acione a tecla <Enter> e selecione uma bandeira da lista exibida.
Você poderá incluir uma bandeira para classificar ou identificar seus clientes, conforme Tabela Bandeiras cadastradas.
Para facilitar a visualização é disponibilizado no grid o código da bandeira e descrição.
- Consumidor Final: Este campo é muito importante para os cálculos de impostos. É necessário que o usuário que esteja incluindo / alterando o cadastro habilite ou não este campo de acordo com a natureza do cliente. Através desse campo é agrupado os valores na geração da mídia GI, que é feito pelo Sispetro Controladoria
- Inativo: Quando desmarcado, o sistema entende que essa entidade pode ser usada.
O usuário pode estar adiantando o cadastramento de um cliente, e por qualquer motivo, este cliente deve permanecer inativo para o Sistema. O campo Inativo, deve ser marcado, impossibilitando a venda para esse cliente.
Caso o Sistema esteja configurado para controle de cadastro de clientes, o status do cliente no momento da inclusão do mesmo é o POTENCIAL. Pode haver mais dois status para o cliente: LIVRE quando ainda não existe vendedor cadastrado para ele ou o vendedor cadastrado ainda não realizou nenhuma venda e ATIVO quando somente o vendedor cadastrado para o cliente pode realizar uma venda, isto é, o campo vendedor no pedido de venda permanece desabilitado e, mesmo que outro vendedor realize uma venda para este cliente, a comissão e todos os controles sobre a venda indicarão o vendedor cadastrado como sendo o realizador da venda.
Para habilitá-lo consulte o tópico Como mudar o status de um cliente.
- E-mail - utilizado para compor dados no Registro 20 do SCANC, campo 11.
- Categoria do Estabelecimento - o padrão é Posto Varejista, porém quando o cliente é uma congênere deve ser alterado essa informação, para que saia corretamente na geração dos dados para Anexo/SCANC.
Maiores informações sobre como gerar os anexos e o SCANC, vide tópico Manutenção de Anexos - Distribuidora.
- Apuração de PIS/COFINS - Campo específico para definir a forma como o cliente trabalha com relação a Apuração de Pis e Cofins, considerando que a partir de 2009 a Apuração de PIS e COFINS do Álcool passou a as opções Alíquota e *Valor fixo por m³ (metros cúbicos)*. Portanto, temos:
- Respeita a configuração para a empresa
- Tributado por Alíquota (opção padrão do sistema)
- Tributado por Valor Fixo por m3
Para maiores informações, veja o tópico sobre Apuração de PIS e COFINS.
O painel Dados Gerais são os que todos os usuários preenchem no momento da inclusão de um cliente novo. Seriam os dados obrigatórios do mesmo.
Importante: Normalmente, o vendedor é o responsável pelo correto preenchimento da tela de dados gerais (acima). Não é necessário preencher os outros campos (abaixo) que normalmente são preenchidos pelo setor de cadastro.
Após a inclusão dos dados do novo Cliente acione o botão OK para atualizar o Sistema.
Acione o botão Sair para retornar ao Menu principal.
Para a área de cadastros da empresa, foi elaborado um cadastro detalhado do cliente e sua documentação de maneira que se possa controlar os dados completos de cada cliente e também sua documentação.
Através do painel "Detalhes", o usuário pode ter acesso ao cadastro detalhado do cliente através dos painéis:
Este cadastro é composto pelos seguintes painéis:
...
Na aba Detalhes o usuário poderá manipular todas as informações pertinentes ao cliente selecionado. Vejamos maiores informações através do help .
- Dados Gerais: são preenchidas informações pessoais do cliente.
Padrão para Vendas: Os dados cadastrados neste painel, serão sugeridos pelo sistema no momento da inclusão de um pedido de venda. São informações referentes a tabela de preço utilizada pelo cliente, condições de pagamento, tipo de cobrança entre outras. Normalmente, somente o setor de cadastro pode alterá-los. - Preços (Clientes): Controle de geração de novas tabelas de preços que poderão ser únicas para cada cliente, além da facilidade de se editar os preços a partir da tela de clientes.
- Outros Endereços: São os endereços alternativos da entidade.
- Observações: Campos livres para preenchimento pelo vendedor (normalmente, outros telefones, observações sobre perfil da entidade, etc - elas aparecem na tela principal de navegação). Neste painel há informações que precisam ser preenchidas referentes ao DPMP.
- Cadastro Detalhado (Clientes): Cadastro detalhado da entidade. Detalhamento do posto revendedor, grupo econômico ao qual esta entidade pertence, se a entidade pode ser uma entidade faturada ou compradora e dados sobre os sócios.
- Patrimônio-Referências: Dados sobre o patrimônio dos sócios, referências comerciais e dados do balanço contábil da entidade.
- Referências Bancárias (Clientes): Dados colhidos junto aos bancos ao qual a entidade trabalha.
- Controle Documentos (Clientes): Controle dos documentos que a empresa possui sobre a entidade (com data de vencimento para controle sobre a validação destes documentos).
- Controle Cor Produtos (Clientes): Cadastro de produtos e seus respectivos corantes que o cliente utiliza para controlar a cor do produto.
- Rotas (Clientes): Neste painel será cadastrada a rota principal para acesso a localização do cliente. Essa rota poderá ser usada em outros processos do sistema.
- Contas Auxiliares
- Venda Produtos Cf
- Rede Própria: Permite que sejam informadas contas contábeis auxiliares, que devem ser definidas por produtos e empresas, separadas para notas de entrada e de saída.
- Venda Produto (Clientes): Permite que sejam definidos os produtos permitidos para compra por parte deste cliente.
- Rede Própria (Clientes): cadastro de contrato com posto de rede da distribuidora, onde deverão ser informados os volumes e valores de custo e que serão comparados mensalmente com os realizados.
Também é possível visualizar movimentações de determinado cliente. Para maiores informações vide tópico Consultas.
Pelos botões presentes no Painel Navegação é possível realizar algumas ações:
Perda de Venda
Permite a inclusão de Perdas de Venda para o cliente posicionado.
Pedido
É um atalho para Inclusão do Pedido de Venda para o cliente posicionado.
Cons. On-Line
Permite a Consulta On-Line de informações deste cliente. Veja maiores detalhes e as consultas disponíveis em Consulta On-Line Clientes.
Contatos
Permite a Manutenção de Contatos do cliente posicionado.
Ocorrências
Permite a visualização/manutenção de Ocorrências do cliente posicionado.
Pendências
Permite a visualização/manutenção de Pendências do cliente posicionado.
Simulador Preço Venda
...
- De/Para (Clientes): Nesta tela são definidos os De/Para para algumas tabelas do sistema, para que seja possível trabalhar com importação de dados, como por exemplo, importação de XML.