Manutenção de Documentos de Transporte

Para otimizar o processo, principalmente no contexto de armazenadoras, é possível incluir documentos, inclusive via o SisPetro App. Dessa forma, as congêneres, motoristas ou clientes poderão enviar os documentos (arquivos) diretamente pelo aplicativo, e o pessoal da base terá a responsabilidade de aprovar ou rejeitar esses documentos de transporte conforme necessário. A implementação dessa funcionalidade visa criar uma manutenção de Documentos de Transportes para Aprovação, garantindo maior flexibilidade e agilidade no processo de gestão e controle de documentos.

Objetivo:

• Permitir o vínculo de arquivos de Frotas e Transportadoras via SisPetro App: através dessa funcionalidade, as congêneres (ou outros usuários externos) poderão enviar documentos diretamente pelo SisPetro App. Isso facilita o processo de inclusão de documentos sem a necessidade de acesso ao SisPetro Normal.

• Manutenção de Documentos de Transportes para aprovação: após o envio dos documentos, eles serão armazenados em uma subpasta específica (PARA_APROVACAO) e aguardam a aprovação por parte dos usuários da base. O processo de aprovação ou rejeição será realizado dentro de uma tela de manutenção específica para documentos de transporte, onde os usuários autorizados poderão visualizar e decidir sobre os documentos enviados.

Cenário de Uso:

1. Envio de Documentos via SisPetro App:

   • Um usuário externo, como um motorista ou um representante de uma armazenadora, acessa o SisPetro App e escolhe a opção para enviar um documento de transporte.

   • Ele seleciona o tipo de documento (frota ou transportadora), preenche as informações necessárias (data de vencimento, observações, etc.), anexa os arquivos pertinentes e submete o documento para aprovação.

2. Aprovação/Rejeição de Documentos na Base:

   • O pessoal da base, com as permissões adequadas, acessa a tela de Manutenção de Documentos de Transportes dentro do SisPetro Normal.

   • Eles visualizam os documentos enviados, incluindo o tipo de documento, a frota ou transportadora associada, e os arquivos anexados.

   • O usuário autorizado pode escolher aprovar ou rejeitar o documento. Caso o documento seja aprovado, ele é vinculado à frota ou transportadora, e a data de vencimento (se aplicável) é registrada conforme a configuração do tipo de documento.

   • Se rejeitado, o documento é transferido para uma subpasta de rejeição, e o responsável pela aprovação pode registrar o motivo da rejeição.

3. Manutenção de Documentos:

   • Na tela de manutenção de documentos de transporte, os usuários podem realizar as seguintes ações:

     • Incluir novos documentos para aprovação

     • Alterar documentos que estão aguardando aprovação, se necessário (sem alterar frota ou transportadora)

     • Excluir documentos que estão na fase de aprovação, se a exclusão for necessária

     • Analisar documentos pendentes de aprovação e realizar a ação de aprovação ou rejeição conforme o status

4. Controle de Vencimento (se aplicável):

   • Se o tipo de documento tiver um controle de vencimento vinculado, a data de vencimento será atualizada automaticamente ao aprovar o documento, garantindo que o controle de validade da frota ou transportadora esteja sempre atualizado.

Benefícios Esperados:

• Agilidade no processo de envio e aprovação de documentos: o uso do SisPetro App para envio de documentos permite que as congêneres, motoristas e clientes realizem o envio diretamente de qualquer lugar, sem a necessidade de acessar o SisPetro Normal.

• Maior controle e rastreabilidade: a manutenção centralizada de documentos, com a possibilidade de aprovação ou rejeição, permite um controle mais rigoroso sobre os documentos válidos e a conformidade dos processos.

• Redução de erros e omissões: com a automação do processo e a validação dos documentos antes de sua aprovação, o risco de erros na inclusão de documentos importantes é minimizado.

Esse cenário permite uma integração eficiente entre as operações de campo (através do aplicativo) e a administração da base, garantindo maior fluidez no gerenciamento de documentos de transportes.

Configurações:

Para configurar a funcionalidade de documentos de transportes e frotas:

1. Na configuração de usuários:

   • Acesse Menu Ferramentas / Usuário / Perfil / Painel Fretes (Usuários)/ grupo Diversos

   • Adicione os seguintes perfis:

     • Inclui Documentos de Frotas e Transportadoras para Análise

     • Analisa Documentos de Frotas e Transportadoras

2. No menu Tabelas Auxiliares / Transportes / Tipo de Documentos de Transportes:

   • Adicionar Tipo de Documentos de Transportes,

     • Informando Descrição e o Controle de Vencimento p/Atualização
       
       

       Open

       

3. Na Tabela de Frotas (aba Documentos):

   • Para visualizar os documentos cadastrados no frota acesse a aba Documentos na Tabela de Frotas em Tabelas Auxiliares / Transportes

4. Na Tabela de Transportadoras (aba Documentos):

   • Para visualizar os documentos cadastrados na Transportadora acesse a aba Documentos na Tabela de Transportadoras em Tabelas Auxiliares / Transportes

Tela Manutenção de Documentos de Transporte
Na tela de Manutenção de Documentos de Transporte será possível realizar a inclusão de documentos de transportadora ou frota, disponível em Movimentação/ Transportes / Documentos de Transporte

Open

1. Botão Inclui (Inclusão de Documentos):

   • Na tela de inclusão de documentos, o usuário deverá informar os seguintes dados:

     • Frota ou Transportadora: escolher um dos dois

     • Tipo do Documento: escolher conforme a tabela configurada

     • Data de Vencimento: obrigatório somente se o Tipo de Documento tiver Controle de Vencimento vinculado

     • Observações: campo livre

     • #Docto: caso haja numeração para o documento

   • Exigir Tipo do Documento, um item (ao menos) e Frota ou Transportadora.

   • A Data de Vencimento só será exigida se o Tipo de Documento tiver controle de vencimento vinculado.

   • Ao salvar o documento, ele será registrado com status PARA_APROVACAO.

   • Os arquivos serão salvos na pasta configurada para Frota ou Transportadora, dentro da subpasta fixa PARA_APROVACAO.
     
     

2. Botão Altera (Alteração de Documentos):

   • Permitido apenas para documentos com status PARA_APROVACAO.

   • A tela será idêntica à de inclusão, mas não será possível alterar a Frota ou Transportadora. Se necessário, o documento deverá ser excluído e incluído novamente.
     
     
     

3. Botão Analisa (Análise de Documentos):

   • Apresenta uma tela com um combo de status com as opções:

     • Aprova

     • Rejeita: se rejeitado, será necessário informar o motivo da rejeição

   • Se aprovado:

     • O documento será vinculado à Frota ou Transportadora indicada

     • Se o Tipo de Documento tiver Controle de Vencimento vinculado, o vencimento será atualizado conforme a data de vencimento do documento

     • O arquivo será transferido da subpasta PARA_APROVACAO para a pasta correspondente à Frota ou Transportadora

   • Se rejeitado:

     • O arquivo será transferido para a subpasta REJEITADO

4. Botão Exclui (Exclusão de Documentos):

   • Permitido somente para documentos com status PARA_APROVACAO

   • Excluir o documento requer confirmação por parte do usuário

Requisitos e Permissões:

1. Os botões Inclui, Altera e Exclui estarão habilitados apenas para usuários com o perfil de Inclui Documentos de Frotas e Transportadoras para Análise.

2. O botão Analisa estará disponível conforme o perfil de usuário Analisa Documentos de Frotas e Transportadoras.

Filtros e Período de Consulta:

1. Período: o SisPetro sugerirá automaticamente os últimos 7 dias até a data atual.

2. Status: ao consultar documentos, será possível filtrar pelo status:

   • Para Aprovação

   • Aprovado

   • Rejeitado

   • Todos

Esse roteiro oferece as configurações necessárias para implementar a funcionalidade de documentos de transportes e frotas, incluindo as permissões e os fluxos de aprovação, alteração e rejeição dos documentos.