Utilização de Cheques

O módulo de Utilização de Cheques visa agilizar os procedimentos do departamento financeiro efetuados através de cheques.

Através da tela de Utilização de Cheques poderão ser listados (capturados pelas leitoras de cheque ou digitados) diversos Cheques e através disto efetuar movimentações financeiras como Baixas de Contas a Pagar, Pagamentos de Despesas Extraordinárias, inclusão de Adiantamentos a Fornecedores e Transferências entre Contas.

Controle Multi-Empresa
Pode-se optar pela utilização do controle Multi-Empresa o que permitirá realizar baixas, pagamentos de despesas extraordinárias, transferências entre bancos e inclusão de baixas antecipadas a fornecedores para qualquer empresa através da utilização de cheques.

O padrão do sistema é sem o controle Multi-Empresa, isto é, somente será permitido realizar as movimentações referentes a empresa em que estiver conectado, porém caso deseje trabalhar com esta opção basta habilitar o controle em Menu Ferramentas / Sistema / Financeiro / Habilita controle Multi-Empresa na Utilização de Cheques.

Com esta opção marcada o sistema irá pedir para o usuário informar a empresa ao incluir uma das quatro movimentações possíveis através do módulo de utilização de cheques. Também irá permitir listar cheques de todas as empresa.

Desta forma o departamento financeiro terá uma maior flexibilidade podendo realizar operações de diversas filiais ao mesmo tempo, e utilizando cheques recebidos de várias empresas filiais para pagamentos de despesas da matriz ou de outras filiais, por exemplo.

Manutenção de Utilização de Cheques
A tela de Manutenção de Utilização de Cheques pode ser acessada através do Menu Movimentação / Financeiro / Manutenção Utilização de Cheques.

As funções de inclusão, alteração, cancelamento e efetivação do lançamento, podem ser controladas por usuário, acessando o Menu Ferramentas / Usuário / Financeiro:

O campo A partir de: filtra os movimentos de um determinado período, como padrão, mostra os últimos 31 dias, mais pode ser alterado, facilitando a localização dos lançamentos e deixando a tela mais rápida.

Utilização de Cheques

O botão Inclui acessa a tela de Utilização de Cheques.

Deve ser informado nesta tela a Conta de banco de origem a ser utilizada para os pagamentos. Será registrado automaticamente um número sequencial do registro, a data e hora e o nome do usuário que está fazendo a inlcusão.

Informe também a Conta de banco destino, que será utilizada para travar a Transferência entre Bancos que participarão da utilização e para onde serão transferidos os cheques utilizados (para controle de movimentação).

Pode ser informado uma Referência, que pode ser uma descrição ou numeração simplesmente para facilitar a consulta, e também algumas Observações se desejar.

Lista de Cheques Recebidos

Após isso, o próximo passo é Listar os Cheques Recebidos utilizando o botão correspondente. O botão Lista Cheques Recebidos irá abrir a tela de Cheques Recebidos.

Os cheques listados serão mostrados na janela abaixo do botão Lista Cheques Recebidos e serão transferidos para a conta destino para que se possa ter o controle de movimentação dos mesmos.

Listados todos os cheques, agora é o momento de incluir as movimentações, ou seja, informar os movimentos em que serão utilizados os cheques.

Pode-se fazer mais de um tipo de movimento ou quantos movimentos desejar.

Para se realizar uma baixa de um lançamento de contas a pagar, por exemplo, utiliza-se o botão Inclui do painel Baixas de Contas a Pagar, ou se não for esse o caso, utiliza-se então o botão Inclui de um dos paineis correspondentes as outras operações (Despesas Extraordinárias, Adiantamentos ou Transferências).

Selecionando a Empresa

Caso esteja habilitado o controle Multi-Empresa, ao pressionar o botão Inclui do painel Baixas do Contas a Pagar, o sistema solicita que seja informada a empresa que irá efetuar a operação. Como padrão é sugerida a empresa que se está conectada. Esse procedimento vale para todas as operações (Baixas de Contas a Pagar, Despesas Extraordinárias, Adiantamentos ou Transferências).

Assim pode-se incluir, por exemplo, uma baixa para cada empresa e quando se efetivar esse lançamento, serão realizadas as movimentações nas empresas correspondentes.

É importante entender que nenhuma movimentação financeira será processada sem ser efetivada através do botão Efetiva da Manutenção de Utilização de cheques.

Baixa de Contas a Pagar

O botão Inclui deste painel irá abrir a tela de consulta de Lançamentos Pendentes do contas a pagar para que sejam selecionados os títulos.

Pressionando o botão OK será apresentada a tela de Baixa para complementar as informações necessárias. O procedimento é o mesmo da baixa de contas a pagar através da manutenção de bancos, porém, como nada será processado ainda nesse momento também não será emitido o recibo de baixa.

A janela mostra as baixas à esquerda e seus respectivos itens à direita. Caso deseje excluir um lançamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Excluir.

Despesas Extraordinárias

Através deste painel pode-se fazer o pagamento de despesas extraordiárias utilizando o botão Inclui da mesma forma como é feito pela manutenção de bancos.

Adiantamentos

O botão Inclui nesta aba irá abrir a tela de Inclusão de Adiantamento a Fornecedor para que possa ser gerado o adiantamento na efetivação do movimento.

Transferências

Podemos também realizar transferências entre contas através deste painel, porém, a conta destino será sempre a conta destino informada na tela de Utilização. Utilizando o botão Inclui nesta aba irá apresentar a tela de Transferência entre Bancos.

Para que os lançamentos sejam efetivados, o total das movimentações deve ser igual ao valor total dos cheques listados na janela de cheques. Caso os valores não estejam iguais, o sistema emitirá uma mensagem de aviso.

Caso o valor da Movimentação seja maior que o valor dos cheques, o sistema ainda permite que seja impresso um cheque no valor da diferença. Esta opção será muito útil, uma vez que as operações de pagamento de despesas podem ser feitas através de cheques recebidos ou cheques emitidos.

Caso deseje imprimir o cheque no valor da diferença, basta clicar no botão YES e preencher os dados da tela de emissão de cheques.

De qualquer forma podemos sair desta tela de Utilização de Cheques a qualquer momento, já que os lançamentos não serão processados enquanto não forem efetivados.

Através do botão Altera na tela de Manutenção de Utilização de Cheques, pode-se voltar a tela de Utilização de Cheque e fazer alterações, excluindo ou incluindo movimentações (a conta destino não poderá ser alterado para que se tenha controle da integridade dos dados) ou cheques.

Pode-se cancelar uma Utilização de Cheques desde que não esteja efetivada. Para processar realmente (efetivar) as movimentações deverá ser utilizado o botão Efetiva na tela de Manutenção de Utilização de Cheques, não esquecendo que os valores dos cheques precisam estar iguais aos valores das movimentações.

Após efetivado não poderá mais ser alterado nem mesmo cancelada a movimentação, porém, pode-se cancelar determinado movimento financeiro através da manutenção de contas a pagar, manutenção de bancos ou manutenção de adiantamentos.

Na tela de Manutenção de Utilização de Cheques os registros cancelados ficarão em vermelho e os efetivados em negrito.

Ao se efetivar um lançamento, o sistema permite a impressão do extrato da movimentação. Caso se tenha necessidade, esse extrato pode ser impresso posteriormente, para isso, basta marcar o lançamento e clicar no botão Imprime da tela de manutenção de utilização de cheques.